Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Полезное для бухгалтеров

Авансовый отчет в 1С 8.3: пошаговая инструкция со скриншотами

Оформление авансового отчёта

Без авансового отчета не обходится ни одна организация. Как оформить авансовый отчет в 1С 8.3, покажем в нашей статье.
Начнем с классического варианта, когда сотрудник получает деньги наличными из кассы для покупки чего-либо для хозяйственных нужд организации. Для упрощения допустим, что это пачка офисной бумаги.

Выдачу наличных денег из кассы оформляем расходным кассовым ордером. Для этого на главной странице на желтом фоне слева выбираем Банк и касса.

Банк и касса

В блоке Касса нажимаем Кассовые документы.

Кассовые документы

Далее создаем выдачу денежных средств – расходный кассовый ордер нажатием кнопки Выдача.

Выдача

Заполняем форму расходного кассового ордера. Выбираем Вид операции нажатием стрелочки вниз и подсвеченной синим строки Показать все.

Вид операции

В открывшемся окне выбираем Выдача подотчетному лицу.

Выдача подотчетному лицу

Аналогичным способом выбираем из списка сотрудников получателя подотчетных средств и вписываем сумму. После выбора получателя строка По документу в Реквизитах печатной формы заполняется автоматически, если данные о документе внесены в карточку выбранного сотрудника.

Реквизиты печатной формы

Основание и Приложение вписываем вручную. Тут могут быть варианты, так как подотчетные средства не обязательно выдавать по заявлению.

Основание и Приложение

Нажатием кнопки Провести и закрыть формируем расходный кассовый ордер.

Провести и закрыть

Расходник появился в списке кассовых документов. Нажатием кнопки Дт/Кт проверяем проводки.

кнопка Дт/Кт

Сформирована проводка передачи денег из кассы подотчетному лицу.

Выдача наличных

Переходим к оформлению авансового отчета. На главной странице в левом желтом поле выбираем Банк и касса.

Банк и касса

Далее в блоке Касса выбираем Авансовые отчеты.

Авансовые отчеты

Кнопкой Нажать создаем новый авансовый отчет.

Нажать

Выбираем из списка сотрудников подотчетное лицо, которое отчитывается. При выборе подотчетного лица автоматически заполняется таблица Документ аванса во вкладке Авансы. Как видим, туда попал расходник, которым мы выдали деньги подотчетнику. Далее выбираем Склад, на который мы заводим купленные подотчетником товары или материалы.

Склад

Обратите внимание на цифры внизу: выдано авансов – 500 рублей, расходы -0 рублей, остаток – 500 рублей. Программа видит, сколько числится денег на выбранном подотчетном лице по счету 71, и показывает это.

Документ аванса

Кстати, если убрать расходник из списка Документов аванса, то в нижней строке ничего не изменится, так как программа заполняет нижнюю строку не по выбранным документам, а по счету 71.

Авансовый отчет в 1С 8.3: пошаговая инструкция со скриншотами

Если документ аванса не появился в списке автоматически, то его можно внести вручную кнопкой Добавить.

кнопка Добавить

При этом выпадет список документов, которыми подотчетному лицу выданы деньги. Это могут быть списания с расчетного счета или расходные кассовые ордера. Выбираем нужный нам один или несколько документов.

список документов

Теперь необходимо внести траты, которые совершило подотчетное лицо. Как видим, в авансовом отчете есть несколько закладок. Какую из них заполнять, зависит от характера расходов и проводок, какие мы желаем видеть в результате операции.

Вкладки в авансовом отчёте

Наш подотчетник покупал офисную бумагу, поэтому мы заполним вкладку Товары. Она подходит для отражения купленных товаров и материалов.

Чек-листы и памятки для бухгалтера - бесплатно

Товары

Кнопкой Добавить вводим новую строку авансового отчета.

вводим новую строку

Вносим руками данные по документу:

  • вид документа (кассовый чек),
  • номер документа,
  • дата документа.

Кассовый чек

Далее вносим номенклатуру – товар или материал. Нажимаем на графу Номенклатура и по подсвеченной синим строке Показать все попадаем в список номенклатуры. Если такая номенклатура в списке есть, то выбираем ее. Если нет, то заводим новый пункт номенклатуры, и выбираем его.

Показать все

Далее вносим руками количество, цену, НДС (выделяем в обязательном порядке, если в стоимость входит НДС), общую стоимость.

Количество, цена, НДС

Выбираем поставщика. Если его нет в списке контрагентов, то вносим его заново.

Выбираем поставщика

Если поставщик выдал счет-фактуру, то ставим галочку и вносим данные документа – дату и номер. Если счета-фактуры нет, то ничего не отмечаем в этом поле.

Счет-фактура

Далее заполняем номер счета бухгалтерского учета, на котором будут отражены траты подотчетника (в нашем случае это материалы – счет 10.06) и ставим отметку, принимаются ли эти траты в расходах по налоговому учету или нет.

номер счета бухгалтерского учета

Остальные вкладки заполняются аналогичным образом.

Вкладка Оплата применяется, если подотчетник оплатил ранее приобретенные товары/работы/услуги. Через эту вкладку также можно провести и оплату услуг/товаров/материалов, но в этом случае операцию поступления следует делать отдельным документом Поступление.

Вкладка Билеты предназначена для указания билетов, которые были использованы для целей командировки.

Вкладка Прочее заполняется при прочих тратах: оплата командировочных, представительских, почтовых и прочих подобных расходов.

Различие в заполнении вкладок определяется проводкой, которую вы хотите видеть по итогу проведения авансового отчета. Обобщим в таблице

Проводка

После заполнения всех нужных нам вкладок обратим внимание на строку внизу: учлись расходы на бумагу в размере 1 250 рублей и отражен перерасход по авансовому отчету: 500 – 1 250 = — 750 рублей.

Проводим авансовый отчет кнопкой Провести и закрыть.

Провести и закрыть

Авансовый отчет попал в общий список авансовых отчетов. Проверяем проводки кнопкой Дт/Кт.

Проверяем проводки

Проводки сформированы.

Авансовый отчет в 1С 8.3: пошаговая инструкция со скриншотами

Из списка авансовых отчетов его можно распечатать нажатием кнопки Печать – Авансовый отчет АО-1.

Печать – Авансовый отчет АО-1

Попадаем в печатную форму и нажимаем Печать. Обратите внимание, что авансовый отчет – это документ, который печатается на двух сторонах одного листа. Перед печатью правильно настройте свой принтер.

Печать.

Подотчетное лицо израсходовало больше средств, чем получило. Поэтому мы должны перерасход вернуть.  Выдадим его из кассы. Для этого снова сформируем расходный кассовый ордер, как мы уже делали в начале статьи для выдачи денег под отчет. Заполняется расходник аналогично. Только пишем другую сумму – сумму перерасхода (в нашем случае 750 рублей) и основание для выдачи – перерасход по авансовому отчету № 1 от 30.07.2021г.

Сумма - Основание

Проводим документ. Проверим карточку счета по счету 71. Как формировать Карточку счета, описано в другом нашем материале. Счет 71 закрыт, все проводки сформированы корректно.

Карточка счета

Расчеты с подотчетными лицами можно проводить не только наличными средствами, но и через банковские карты: переводом средств на личные банковские карты подотчетных лиц или при использовании подотчетниками корпоративных карт организации.

Во всех случаях на порядок заполнения авансового отчета способ передачи подотчетнику денег не влияет.  Как мы уже указывали, сумма авансов появляется в авансовом отчете в зависимости от их отражения по счету 71, а каким образом суммы попали на счет 71: через 50 счет (выдача из кассы налички) или через 51 счет (расчеты через личную или корпоративную карты) роли не играет.

Все то же самое относится и к расчетам подотчетников по результатам авансового отчета: выдать перерасход или вернуть остаток можно как через кассу, так и через банк. Впрочем, банковские операции с физлицами часто облагаются немалыми комиссиями банка, поэтому такие операции бывают не очень выгодны.


Автор материала:
Оксана Лим

Оцените статью
Задайте вопрос к статье