Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Полезное для бухгалтеров

Как оформить материальную помощь сотруднику

Как оформить материальную помощь сотруднику

Платить налоги не хочется никому. Сложно оспорить этот факт. Поэтому бухгалтеру часто приходится искать и использовать любые возможности законодательства для оптимизации налоговой нагрузки компании. Словосочетание «материальная помощь» знакомо многим. Попробуем разобраться со всеми нюансами, чтобы избежать возможных ошибок и понимать, в каких случаях и при каких обстоятельствах данную выплату можно проводить в учете и каковы ее налоговые последствия.

Документальное оформление

В организации существует внутренний нормативный документ

Прежде всего, стоит разобраться прописан ли в существующих кадровых документах организации механизм выдачи материальной помощи. Если в организации уже проработан этот вопрос и четко прописан механизм выплаты, условия, суммы, необходимые документы, возможно существует отдельное Положение о выплате материальной помощи, то, разумеется, необходимо действовать в существующих рамках. В этой ситуации задача бухгалтера будет сведена к верному документальному оформлению, отражению в учете и проработке всех вопросов налогообложения на текущую дату выплаты. На сегодня законодательство подвержено очень стремительным изменениям, поэтому «руку нужно держать на пульсе» и «сверяться с Налоговым кодексом».

В организации отсутствует внутренний нормативный документ

Если же данный вопрос не проработан в локальных нормативных актах, либо оговорены не все ключевые вопросы, то основным распорядительным документом станет приказ руководителя организации. Распоряжение руководства, в свою очередь, основывается на заявлении сотрудника организации с описанием причин, по которым сотрудник нуждается в материальной помощи. Заявление должно быть подано вместе с подтверждающими документами, если это представляется возможным:

Причина выплаты материальной помощиДокументы (копии)
Семейные обстоятельства
Рождение ребенка, усыновление (удочерение), установление опекиСвидетельство о рождении, усыновлении (удочерении), документ, подтверждающий установление опеки
СмертьСвидетельство о смерти
Регистрация бракаСвидетельство о заключении брака
Чрезвычайные обстоятельства
Стихийные бедствияСправка от соответствующей службы (например, о пожаре от ГПС МЧС России), из которой должно быть понятно отсутствие умысла (пожар, а не поджог)

Письмо Минфина от 04.08.2015 № 03-04-06/44861

Медицинские показания
Заболевание, потребность в леченииСправка от врача, выписка из истории болезни, договор с медицинским учреждением и платежные документы
Личные (прочие) обстоятельства
Сложная финансовая ситуация, выход на пенсию и т.д.Любые подтверждающие документы по возможности

Налогообложение

НДФЛ и страховые взносы

Основной и самый первый вопрос, на который должен ответить бухгалтер – облагается ли данная выплата налогами. Ответ: да, облагается, за следующими исключениями:

Причина выплаты материальной помощиНеоблагаемый лимит для налога на доходы физических лиц и страховых взносов, рублейСсылка на нормативный документ
Рождение ребенка, усыновление (удочерение), установление опеки50 тысячп. 8 ст. 217,

пп. 3 п. 1 статьи 422 НК РФ,

п. 3 ч. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24.07.1998г.

Смерть члена семьиБез ограничений
Стихийные бедствияБез ограничений
Прочие основания4 тысячип. 28 ст. 217,

пп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ,

п. 12 ч. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24.07.1998г.

О нюансах выплаты материальной помощи в связи с рождением ребенка можно подробно прочитать в предыдущем материале.

Чек-листы и памятки для бухгалтера - бесплатно

Важно: при выплате материальной помощи в связи со смертью важно определить понятие «член семьи». Согласно ст. 2 Семейного Кодекса РФ это:

  • супруги;
  • родители (усыновители);
  • дети (усыновленные).

Выплаты в связи со смертью других родственников будут квалифицированы как выплаты материальной помощи по прочим основаниям (письма Минтруда России № 17-3/954 от 05.12.12, № 17-3/В-538 от 09.11.15).

Важно: в законодательстве четко прописано, что необлагаемой материальной помощью является единовременная выплата. Законодатель допускает, что денежные средства могут выдаваться несколькими частями, но при этом должен быть один распорядительный документ, согласно которому эти выплаты производятся. В противном случае при наличии нескольких приказов только первая выплата будет признана необлагаемой в полной сумме (письма Минфина России № 03-04-05/6-1006 от 27.08.12, № 03-04-06/46587 от 31.10.13, № 03-04-06/34374 от 22.08.13, письмо ФНС России № АС-4-3/13508 от 18.08.11).

Налог на прибыль

В налоговом учете материальную помощь бухгалтер отразить не сможет (п. 1 ст. 252, п. 23 ст. 270 НК РФ). За исключением сумм, связанных с выполнением трудовых обязанностей, закрепленных в кадровых документах компании. Классический пример – выплата к отпуску, которая может быть квалифицирована как расходы на оплату труда (письмо Минфина № 03-03-06/1/43912 от 02.09.14).

Оформление в учете

Опираясь на положения ПБУ 10/99 «Расходы организации» суммы материальной помощи в бухгалтерском учете относятся к прочим расходам и отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Бухгалтерская корреспонденция будет выглядеть следующим образом:

Дебет

Кредит

Содержание операции
9173, 76начисление суммы материальной помощи сотруднику, члену семьи
73, 7668удержание налога на доходы физических лиц с сотрудника, члена семьи
76, 7650, 51выплата начисленной помощи сотруднику, члену семьи

 


Автор материала:
Светлана Дьякова

Оцените статью
Задайте вопрос к статье