Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Полезное для бухгалтеров

Как составить график документооборота?

Как составить график документооборота

Что является основой всего и вся в бухгалтерском учете? Конечно, факты хозяйственной жизни. А что такое факты хозяйственной жизни для любого учетного работника? Конечно, документы. Если у вас на работе порядок с документами, соблюдаются все сроки и правила их предоставления, то эта статья не для вас. Значит у вас однозначно есть, внедрен и используется график документооборота.

А вот если вы все-таки сталкиваетесь с проблемами в данной области, тогда есть смысл пересмотреть порядок своей работы и внедрить какие-то изменения в график документооборота вашей организации.

Этапы составления графика документооборота:

1. Объем документов

Выписываем все документы, с которыми приходится работать организации, как внешние, так и внутренние.

ВАЖНО! На данном этапе инвентаризация всей совокупности используемых документов может поднять вопросы внедрения электронного документооборота или внесения изменений в саму форму документа (например, вместо объемной унифицированной формы, возможно, достаточно будет создать собственную с наличием всех обязательных реквизитов) и эти изменения позволят сэкономить время, требуемое на оформление документов, и непосредственно финансовые ресурсы на печать, бумагу и канцелярские принадлежности.

Актуальный на сегодня пример – переход на составление Универсального передаточного документа вместо составления Накладной и Счета-фактуры.

2. Ответственные лица

Для каждого документа определяем круг должностных лиц, которые с ним работают с момента создания до момента обработки в бухгалтерии и передачи в архив.

3. Сроки

По каждому документу определяем срок, необходимый для его составления и использования в работе. На данном этапе ориентируемся на максимальную загруженность организации, то есть рассчитываем сколько потребуется времени сотрудникам в авральные периоды для работы с данным документом, чтобы не получилось, что вы предусмотрели минимально необходимый срок и работник просто физически не успевает его соблюсти.

4. Оформление

Основной документ, на который ориентируются большинство, это Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное еще Минфином СССР от 29.07.1983 № 105. И если вы привыкли видеть график документооборота только в табличной форме, то убирайте шаблонное мышление – график может быть:

  • таблицей,
  • схемой,
  • текстом.

При этом группировка самих документов может осуществляться также по разным принципам:

  • по хозяйственным операциям,
  • по отделам, структурным подразделениям,
  • по должностям, рабочим местам.

На данном этапе можно увидеть «узкие» места вашей организации, подумать о возможных вариантах их «расширения», поскольку взгляд «сверху» на всю совокупность документов и взаимосвязи между ними внутри нее, иногда может дать неожиданное решение (сокращение сроков обработки, ликвидацию лишних звеньев, ускорение процесса и т.д.).

5. Утверждение

График документооборота, как и любой другой внутренний локальный нормативный акт, должен быть утвержден руководителем организации, либо структурного подразделения.

Образец приказа может выглядеть следующим образом:

Образец приказа об утверждении графика документооборота

Чек-листы и памятки для бухгалтера - бесплатно

Скачать Образец приказа об утверждении графика документооборота.

Кроме того, можно создать отдельное Положение о документах и документообороте или утвердить график в качестве приложения к Приказу об учетной политике организации.

6. Должностные инструкции (при их наличии)

Если до сего момента в должностных инструкциях не было указания на обязанности составления тех или иных документов, целесообразно внести соответствующие изменения.

Например, можно в раздел «Должностные обязанности» добавить фразу: «Составляет документы в соответствии с Графиком документооборота», при этом расписать какие конкретно. В раздел «Сотрудник (должность) обязан» можно внести фразу: «соблюдать сроки предоставления документов, установленные графиком документооборота».

7. Ознакомление

Каждый сотрудник, разумеется, должен знать какие документы и в какой срок должны оказаться у него в работе, поэтому ознакомить под подпись требуется каждого сотрудника. И здесь тоже можно выбрать:

7.1. Ознакомление со всем графиком

Делаем лист ознакомления, в котором каждый сотрудник ставит свою подпись. Минусы данного способа в том, что график – это все-таки достаточно объемный документ и тяжелый для восприятия. Человеку может быть сложно выделить и запомнить те моменты, которые касаются конкретно его работы.

7.2. Выписка из графика для каждого отдельного сотрудника

Этот способ более трудоемок для специалиста, составляющего график, но вместе с тем сегодняшние средства автоматизации позволяют автоматизировать и эту часть работы. Так в MS Excel можно воспользоваться функцией фильтрации. Удобство здесь состоит в том, что эту выписку вы можете выдать работнику в качестве памятки для использования в работе.

7.3. Выписка для каждого отдела

Выписка из графика для каждого отдела, структурного подразделения, если это целесообразно для вашей организации. Выписку также можно разместить в отделе на видном месте в качестве напоминания для сотрудников.

8. Использование в работе

Самый ключевой пункт всей статьи. Хотелось бы сказать, что график документооборота мы утверждаем не для галочки и не просто для того, чтобы был. График документооборота может стать реальным действенным инструментом работы главного бухгалтера, специалиста, отвечающего за учет в организации. Так согласно ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете «требования в письменной форме … в отношении … порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни … обязательны для всех работников экономического субъекта».

Значит, за несоблюдение графика можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Об этом же сказал Роструд в Письме от 18.12.2014 г. № 3251-6-1. Внесите в локальные нормативные акты по оплате труда, например в Положение о премировании, пункты, согласно которым сотрудник лишается премии полностью или частично за дисциплинарные проступки. Если для вашей ситуации тема несоблюдения сроков в документообороте очень критична, можно составить таблицу нарушений и соответствующих им размеров штрафов.

Четко выстроенный и соблюдаемый график документооборота позволит избежать:

  • потери документов,
  • ошибок из-за запоздалого отражения фактов хозяйственной жизни,
  • штрафов со стороны контролирующих органов.

И в целом, хочется сказать, что жизнь течет и все меняется. И составленный однажды график документооборота может пересматриваться и меняться. Иногда свежий взгляд на устоявшиеся процессы помогает рационализировать учетную процедуру, а значит облегчить работу бухгалтера.

Именно на таком практическом примере, когда увеличение объёмов деятельности и возникновение проблем в складском учете стало причиной коррекции схемы документооборота, остановимся в следующем материале.


Автор материала:
Светлана Дьякова

Оцените статью
Задайте вопрос к статье