На днях принят новый стандарт для бухучета, касающийся документов и документооборота. Расскажем о нем подробнее и поделимся мнением, зачем он понадобился и как отразится на работе бухгалтера.
Новый бухгалтерский стандарт
Регламент для первички и ее оборота в организации утвержден приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н. Официальная публикация на портале государственных НПА состоялась 08.06.2021.
Это значит, что новый стандарт вступает в силу с 19.06.2021. В самом ФСБУ сделана оговорка о его обязательном применении с 01.01.2022. Однако после вступления в силу компании вправе начать применять его досрочно, внеся соответствующие изменения в учетную политику.
Содержание стандарта
ФСБУ 27/2021 не очень велик. В нем собраны некоторые положения, которые и так давно уже действуют на практике и известны любому бухгалтеру.
Например, в разделе III нового ФСБУ закреплены такие правила внесения исправлений в бумажные документы:
- Должны быть ясно видны неправильные (исправляемые) и правильные данные. Достигается это путем зачеркивания ошибочных данных и указания правильной информации над зачеркиванием. Зачеркивать следует так, чтобы данные под чертой прочитывались;
- Обязательно добавление слова «Исправлено» рядом со скорректированной ошибкой;
- Также рядом должно быть указано, кто и когда внес исправления (дата, ФИО и иные идентификаторы исправляющего лица, его подпись).
Похожие правила действовали и ранее, еще по нормам регламента Минфина СССР № 105, утвержденного в далеком 1983 году. Напомним, что он до сих пор актуален в части, не противоречащей действующим законам РФ, и утратит силу только с 01.01.2021, когда станет обязательным ФСБУ 27.
Не коснулись особые изменения и определений. Так, под документами бухучета (на которые распространяется ФСБУ) следует понимать:
- первичные документы;
- регистры бухгалтерского учета (напомним, старый регламент Минфина рассматривает то же самое).
Новациями можно считать положения, касающиеся электронной документации. Выделим основные:
- Электронный первичный документ приравнивается к бумажному. Хотя и сделана оговорка о том, что при создании и хранении документации в электронном виде должна быть обеспечена возможность сделать бумажные экземпляры;
- Прописаны правила исправления электронных документов. Исправление электронного документа допускается путем создания нового. При этом в новый документ нужно включить информацию о том, что он составлен как исправление взамен исходного, дату исправления и реквизиты исходника: ЭЦП уполномоченных лиц, которыми он подписан, с указанием должностей и иных данных, позволяющих идентифицировать подписантов. Дополнительно нужно обеспечить, чтобы новый документ нельзя было использовать отдельно от исходного;
- Участникам электронного документооборота дано право определять, какие ЭЦП будут использоваться для подписания документов. Допустимы любые виды ЭЦП, представленные в законе «Об ЭЦП» (от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Ограничение на выбор из этих вариантов возможно, только если определенный вид ЭЦП для документа предусмотрен законодательно;
- Электронную документацию можно хранить тоже электронно, кроме случаев, когда по закону требуется создание и хранение бумажного экземпляра. Правила хранения, обеспечения и ограничения доступа к документам расписаны для ЭДО также как и для бумажных документов.
Другие правила по созданию документов и обеспечению документооборота представлены в стандарте «крупными мазками». Например, указано на необходимость обеспечить системность и своевременность информации, получаемой из документов бухучета. Эти задачи достигаются на практике составлением графика документооборота. Регламент по составлению такого документа по-прежнему не определен, поэтому можно пользоваться как своими идеями, так и наработками практиков.
Особо упомянем еще один аспект, требуемый по новому стандарту для организации документооборота. Помимо подтверждения и корректного отражения фактов хозяйственной жизни в бухучете, принятый организацией порядок должен обеспечивать «предотвращение несанкционированного доступа к документам». Как это может выглядеть на практике – рассмотрим далее.
Цели нового ФСБУ 27/2021
По мнению экспертов Нетипичного бухгалтера, таких целей две:
- Создать «современный» нормативный документ взамен созданного еще во времена СССР. Это действие Минфина идет и в рамках «регуляторной гильотины».
- Задать тенденцию к переходу бухгалтерии на электронный документооборот. Напомним, что Концепция ЭДО в хозяйственной деятельности, разработанная ФНС и внедряемая с 2021 года, предусматривает, в том числе, переход на ЭДО участников всех расчетов, не только с контролирующими органами.
Влияние ФСБУ по документообороту на работу бухгалтера
Исходя из того, что требования ФСБУ 27/2021 к бумажной первичке в основном дублируют уже существовавшие, сильно менять по смыслу уже существующие внутренние регламенты по документообороту на бумаге не понадобится. Только указать ФСБУ как новый норматив в учетной политике, положении о документообороте и подобных документах.
Для тех же, кто ценит преимущества электронного обмена документами, новый ФСБУ может стать подспорьем.
Например, позволит согласовать с контрагентами более простой и удобный вариант ЭЦП. Оформить его будет можно путем внесения изменений в договор с контрагентом.
Теперь вернемся к вопросу санкционирования доступа. На самом деле, в большинстве компаний он, скорее всего, и так контролируется. Как минимум, некто с улицы не может зайти в бухгалтерию в любое время и порыться в папках в шкафу или на бухгалтерском столе. Аналогично, при применении ПО существуют разные уровни доступа в программе, корпоративные пароли, аккаунты и тому подобное.
Поэтому, готовясь соответствовать новому стандарту, потребуется выявить механизмы, не позволяющие всем подряд просматривать первичку и регистры бухучета и прописать их во внутренних актах.
Например, «Доступ к накладным и счетам-фактурам имеют: (ФИО и должность). Накладные и счета-фактуры в работе (за текущий период) хранятся в запираемом шкафу в помещении бухгалтерии (комната 205). Ключи от шкафа имеются только у лиц, кому разрешен доступ к указанным документам. Накладные и счета-фактуры за закрытые периоды передаются по описи, в прошитом и пронумерованном виде в архив …
За сохранность документов, переданных в архив, отвечают: (ФИО и должность)…
Порядок доступа к документам в архиве описан в п. 12 настоящего Положения».
Или «Доступ к электронным документам, поступившим от контрагентов, имеют: (ФИО и должность, корпоративный логин).
Возможность просматривать и совершать действия с электронными документами контрагентов обеспечивает IT-отдел посредством предоставления возможности входа в соответствующий раздел 1С ЭДО по логину и паролю сотрудника, которому разрешен доступ.
Порядок работы в корпоративной системе 1С, идентификации пользователей и обязательного периодического обновления паролей описан в Разделе IV Положения об электронном документообороте».
Автор материала:
Оксана Лим
