Для того чтобы проверить достоверность расчетов между контрагентами, исключить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете, провести инвентаризацию расчетов, организациями используется документ «Акт сверки взаиморасчетов».
Что за документ «Акт сверки взаиморасчетов»?
Единой формы, которая была бы утверждена для акта сверки, — нет. Организации могут составлять такие документы в удобной для себя форме. Кто-то использует возможности 1С, кто-то Excel, а некоторые и специализированные внутренние учетные программы.
Типовой акт сверки представляет собой таблицу:
Какие документы попадают в акт сверки взаиморасчетов
В акте сверки взаиморасчетов накладная ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ отражаются как «Реализация», если это услуги или товары, предоставленные организацией контрагенту (счет 62).
Или, когда контрагент является поставщиком (счет 60), то тогда в акте сверки взаиморасчетов бухгалтер увидит «Поставка».
Банковские поручения в акте сверки отражаются как «Оплата». В зависимости от того какой счет сверяется 60 или 62, то оплата может отражаться как по кредиту, если это поставщик, так и по дебету, если это покупатель.
Еще такой документ как «Постановление о взыскании» может попасть в акт сверки, если организация платила штраф за не поставку товара вовремя.
Как организована работа бухгалтера с документом «Акт сверки взаиморасчетов»
В российских организациях менеджеры различных отделов (продаж, логистики, персонала) запрашивают, или у бухгалтера, отдельно занимающегося расчетами, или у единственного бухгалтера, акты сверки по своим контрагентам для того, чтобы на основании подписанного с двух сторон документа, закрыть свои сделки.
1. Запрос от менеджера или от контрагента.
Запрос от бухгалтера контрагенту или менеджеру.
↓
2. Сличение базы 1С с наличием документов и с данными контрагента.
↓
3. Устранение расхождений или подписание акта с расхождениями.
Задача бухгалтера состоит в том, чтобы данные по оригиналам первичных документов не только сходились с данными по 1С: Бухгалтерия предприятия, но, и чтобы те же данные соответствовали зеркально данным у контрагента, расчеты с которым проверяются.
То есть, если бухгалтерская операция по оплате, отгрузке или поставке отражена в первичных документах в стоимостном выражении на 150 000 руб., то и в акте сверки взаиморасчетов такая же сумма должна и проходить по данным программы 1С: Бухгалтерия предприятия.
В акт сверки должны попадать только подтвержденные документами отгрузки, поставки и оплаты.
Вероятные причины расхождений в акте сверки
Из-за того, что с контрагентами напрямую чаще всего работают менеджеры, происходит расхождение данных между 1С: Бухгалтерия предприятия и фактическим наличием документов.
На практике, при работе с актами сверки взаиморасчетов, встречались следующие ситуации:
1) Получен акт взаиморасчетов от контрагента, менеджер хочет получить подписанный документ, чтобы закрыть свою сделку, но при формировании акта сверки бухгалтером организации в программе 1С: Бухгалтерия одна сумма не сходится с данными контрагента.
У бухгалтера по данным организации 1950 руб. за 25 марта 2020 года, а у контрагента, который прислал акт сверки на подпись 1050 руб. на эту дату.
В этой ситуации бухгалтер подняла оригинальные документы и обнаружила, что данные по отгруженным первичным документам совпадают с данными по программе 1С: Бухгалтерия. Для выяснения истины бухгалтер запросил у контрагента его документы по его сумме на указанную дату.
Оказалось, что в разговоре с контрагентом менеджер договорился переделать документы на меньшую сумму. Оба экземпляра переделанных документов менеджер отправил контрагенту на подпись, без уведомления бухгалтера об изменении первичной документации. Хотя второй экземпляр переделанного документа у бухгалтера отсутствовал, менеджер запросил свой акт сверки.
2) Некоторые руководители экономят на локальной сети и получается такая ситуация, что два специалиста: бухгалтер и менеджер одновременно в разные конфигурации 1С занесли одну и ту же накладную, но с разными данными.
Менеджер занес по невнимательности в свою 1С «Управление торговлей» сумму по накладной, которая указана в валюте, как рублевую. То есть в накладной было две графы 180 000 руб. и 3 000 у. е.
Так как договор менеджер заключал на 3000 у. е., то и при оформлении документов он и занес в программу 3 000 у. е. как сумму 3000 руб. Не заметил, что это другая валюта.
Бухгалтер, оформляя эту же накладную, занес в свою программу 1С «Бухгалтерия предприятия» сумму в 180 000 руб. как положено, когда валюта переведена в рубли на дату курса по Центральному Банку Российской Федерации.
Так как общей сети у предприятия нет, то синхронизации между программами 1С «Управление торговлей» и 1С «Бухгалтерия предприятия» тоже нет.
В итоге по поставкам менеджера проходит 3000 руб., а по поставкам бухгалтера 180 000 руб. И при формировании акта сверки бухгалтеру сначала нужно будет привести данные 1С «Управление торговлей» в соответствие с 1С «Бухгалтерия предприятия», а потом уже формировать акт сверки взаиморасчетов.
3) На расчетном счете нет достаточных средств для осуществления поставки от организации «Б» на сумму 200 000 руб. для организации «А». Руководитель организации «А» нашел дружественного контрагента «В», который готов заплатить за организацию «А» по счету от организации «Б» 200 000 руб.
Организация «А» написала информационное письмо для организации «Б», что оплата в сумме 200 000 руб. будет на их реквизиты от организации «В». Приложила платежное поручение на сумму 200 000 руб. с оттиском банка от организации «В».
Бухгалтеру нужно правильно оформить такую ситуацию расчетов через акт сверки, чтобы эти 200 000 руб. можно было увидеть в расчетах между организациями.
В случае, если организация «Б» — поставщик организации и отгрузила на 200 000 руб. организации «А», а организация «В» является покупателем организации «А» и должна ей в сумме те же 200 000 руб. за отгрузки, то необходимо оформить акт взаиморасчетов между организациями «А» и «В», тогда зачетные суммы попадут в акт сверки взаиморасчетов между организациями.
В акт сверки между «А» и «Б» попадет платежное поручение, которое исполнила организация «В». Долг организации «А» перед организацией «Б» будет закрыт.
В акт сверки между «А» и «В» попадет акт взаимозачета, который организация «А» составила между своими контрагентами. Долг организации «В» перед организацией «А» будет закрыт.
Обычно формирование акта сверки взаиморасчетов и его проверка дело пяти минут, однако если учесть указанные выше ситуации, то такие акты сверки сразу не получится свести бухгалтеру и они займут в его работе больше времени.
Только когда данные контрагента и данные организации совпадают в зеркальном отношении, то тогда акт сверки подписывается, либо если есть расхождения с данными контрагента, то на стороне своей организации бухгалтер оставляет визу:
«Отсутствует реализация №105 от 25.01.2021 г. на сумму 125000 руб.»
И тогда акт подписывается с расхождениями.
Автор материала:
Вера Енина
