Как сформировать и выдать справку 2-НДФЛ в 1С

1С Предприятие 8.3 дает возможность формировать справки 2-НДФЛ как для передачи в налоговую, так и для выдачи сотрудникам по запросу. Напоминаем, что с 2021 года справки 2-НДФЛ для налоговой входят в состав расчета по форме 6-НДФЛ и не формируются отдельными документами.

Справки 2-НДФЛ для сотрудников по-прежнему сохранили свою актуальность. А в связи с тем, что последнее время количество обращений за справками возросло (например, для новых госпособий), то и потребность в формировании 2-НДФЛ также возросла. С выдачей справки не сталкивается редкий бухгалтер. Правда, справка 2-НДФЛ для сотрудника уже давно так не называется, но суть от этого не меняется.

Покажем, как в 1С сформировать и выдать справку 2-НДФЛ (верное название документа – «Справка о доходах и суммах налога физического лица») сотруднику.

Предупреждаем, что эта справка относится к документам, формирующимся на основании ранее внесенных в программу данных, поэтому если начисления и прочие сведения о физлице были внесены в программу неверно, то и справка может получиться неверной.

На главной странице в левом желтом поле выбираем строку «Зарплата и кадры».

В разделе НДФЛ выбираем «Все документы по НДФЛ». Если отдельной строкой вынесено «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников», то можно нажать сразу на нее.

На появившейся странице нажимаем кнопку «Создать» и выбираем из выпавшего списка «2-НДФЛ для сотрудников». Если вы выбрали на предыдущем шаге «Справки…», то создается сразу документ. Мы идем по более длинному пути через «Все документы…»

Попадаем в форму создания справки. Необходимо внести год, за который заполняем справку. Это должен быть именно календарный год. Если необходимо составить справку за период, включающий в себя несколько календарных лет (например, с июля 2020 года по июнь 2021 года), необходимо делать несколько справок (в нашем примере – две, за 2020 и за 2021 год).

Важные элементы справки: ОКТМО, КПП и способ формирования – сводно или с разделением по ОКТМО и КПП. Это имеет значение при наличии обособленных подразделений, от того, в какую налоговую уплачивается НДФЛ по сотруднику. Можно сделать как общую справку по всем выплатам, так и с разделением по ОКТМО. Например, это может быть актуальным, если работник собирается использовать справку для подачи на возврат НДФЛ.

Далее из выпадающего списка сотрудников выбираем того, для кого формируем справку. При нажатии подсвеченного синим «Показать все» появляется справочник со всеми сотрудниками, где мы выбираем нужного.

После выбора сотрудника справка заполняется автоматически теми данными, которые есть в программе. Если вы вносили какие-либо изменения в справку в ручном режиме, а потом опять хотите вернуться к данными из программы, то нажмите кнопку «Заполнить», и в поля опять встанут суммы, заложенные в программе.

Далее следует проверить корректность внесенных данных. Если учет в программе ведется верно, все сведения вносятся своевременно и аккуратно, то справка о доходах будет сформирована корректно, в ней учтутся все начисления и вычеты. Вычеты устанавливают в карточке сотрудника («Справочники» – «Сотрудники» – в карточке сотрудника «Налог на доходы»).

Если что-то отображено в справке о доходах неверно, то допускается ручная корректировка данных. Нажимаем на левую кнопку мыши и вносим верные данные. Однако лучше наладить работу программы так, чтобы ручных корректировок было минимальное количество.

В закладках есть все возможные ставки НДФЛ, также можно проверить и скорректировать личные данные в последней закладке.

Справку можно проверить контрольными соотношениями, нажав на кнопку «Проверить». Поясняем, что это логический контроль, а не проверка достоверности сведений.

Далее справку можно вывести на печать, нажав на кнопку «Справка о доходах (2-НДФЛ)». Перед печатью программа попросит вас записать и провести документ, если вы раньше этого не сделали по кнопке «Провести и закрыть».