ГСМ при упрощенке – как учесть в расходах

Учет ГСМ при УСН сопряжен с огромным количеством вопросов: Можно ли учесть в расходах бензин, которым заправляются автомобили упрощенца? В какой момент происходит признание таких расходов? Как их правильно отразить в КУДИР? Постараемся разобраться во всех нюансах учета топливных расходов у субъекта, выбравшего упрощенку.

Учет ГСМ у упрощенца с объектом «доходы»

Объект налогообложения «доходы» не подразумевает учета расходов для исчисления авансовых и итогового налогового платежей. В связи с этим при указанном объекте в книгу учета доходов и расходов стоимость ГСМ не попадет.

Однако нельзя забывать про бухгалтерский учет. И если предприниматели могут позволить себе отказаться от его ведения, то компании должны в обязательном порядке его организовать и вести в соответствии с требованиями Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положениями по бухгалтерскому учету.

Для учета ГСМ в бухучете у упрощенцев независимо от выбранного объекта налогообложения предназначен счет 10. План счетов выделяет специальный субсчет 10.3 «Топливо».

По дебету счета осуществляется оприходование горюче-смазочных материалов на основании первичных документов:

• Дт 10.3 Кт 71 – поступление ГСМ через подотчетное лицо на основании авансового отчета с приложенными чеками,
• Дт 10.3 Кт 60 – оприходование ГСМ напрямую от поставщика на основании товарной накладной, УПД и пр.

Операции по кредиту счета означают списание топлива в расходы в целях бухгалтерского учета на основании выписанных путевых листов. Счет дебета выбирается в зависимости от целей списания: Дт 20, 25, 26, 44 … Кт 10.3.

Учет топлива на УСН с объектом «доходы минус расходы»

Величина расходов, понесенных при осуществлении предпринимательской деятельности, уменьшает базу для расчета единого налога при «доходно-расходной» УСН. Именно поэтому налоговики досконально проверяют их на соответствие двум критериям:

• документальное подтверждение;
• экономическая обоснованность.

Любое несоответствие приводит к снятию расходов, доначислениям налогов и спорам в судах. Чтобы этого не произошло, к учету ГСМ, как и к учету остальных расходов, необходимо отнестись очень ответственно.

Упрощенцу следует обратить внимание на следующее.

1. Наличие первичных документов, подтверждающих стоимость ГСМ и их оплату: товарные накладные, кассовые чеки, платежные поручения и т.д.
2. Правильность отнесения расходов к той или иной группе. Если организация или ИП занимаются грузо- или пассажироперевозками, то стоимость ГСМ является элементом материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК). Если автомобиль предназначен для деловых поездок сотрудников, то эти затраты относятся к прочим расходам, связанным с содержанием служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК).
3. Суммы «топливного» НДС уменьшают базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК).
4. Налоговый учет при УСН позволяет признавать расходы после оприходования ГСМ и их оплаты. Дожидаться списания в производство не нужно. Об этом свидетельствуют разъяснения Минфина в письме от 27.09.2018 № 03-11-11/69335 и нормы НК РФ (абз. 2 п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК).
5. Обоснование топливных расходов происходит в соответствии с установленными нормами списания ГСМ. Т.е. на предприятии должны иметься в наличии справки с расчетами норм, приказ руководителя об их утверждении и путевые листы, подтверждающие списание бензина и прочих материалов согласно этим нормам.

Суммы расходов на бензин, дизель, масла и т.п., которые учитываются при исчислении налога на упрощенке, находят свое отражение в первом разделе КУДИР.

Расходы на ГСМ при использовании личного авто

Если горюче-смазочные материалы закупаются для заправки личного автомобиля сотрудника, используемого в служебных целях, то их стоимость Минфин запрещает учитывать в расходах упрощенца (письмо от 02.08.2019 № 03-11-11/58296).

Сотруднику в подобных случаях полагается компенсационная выплата, размер которой прописывается или в соответствующем соглашении, или в распорядительном документе руководителя. В пределах установленных норм она включается в расходы (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК), а всё, что сверх – при расчете налогооблагаемой базы не учитывается.

В качестве норм определены цифры из Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:

• 1200 руб. и 1500 – для легковых авто с объемом двигателя до 2000 куб. см (включительно) и свыше 2000 куб. см
• 600 руб. – для мотоциклов.

Данные значения применяются с 2003 года и ни разу не были пересмотрены в сторону увеличения, что совсем не выгодно для хозяйствующих субъектов, учитывая гигантский рост цен на топливо с того времени.

Вывод

Бухгалтерский учет, в том числе и горюче-смазочных материалов, обязателен для всех организаций на УСН. Для этого план счетов предусматривает счет 10.3. Предприниматели ведут бухучет на свое усмотрение.

Налоговый учет, будет отличаться.

При выборе доходной упрощенки затраты, понесенные на содержание автомобилей, ни коим образом не влияют на налоговую базу и соответственно на расчет единого налога.

Выбор доходно-расходной УСН обязывает налогоплательщиков для признания ГСМ в расходах иметь документальную основу и подтверждать их экономическую целесообразность. В противном случае возможны конфликты с налоговыми органами.