График документооборота в бухгалтерии

Попробуем на наглядном примере посмотреть, как может выглядеть график документооборота в привычном табличном виде или схематично.

Если мы обратимся к уже упоминаемому Положению о документах и документообороте (Приказ Минфина СССР № 105 от 29.07.1983 г.), то там мы увидим следующий образец графика документооборота:

Скачать График документооборота согласно приказа 105 от 29.07.1983

Как видим, достаточно объемная таблица, непростая для восприятия. Разумеется, для крупных организаций с большим штатом и объемом документации такая четкость и системность необходима. Если же речь идет о небольших размерах бизнеса, о малых и микропредприятиях, то количество колонок избыточно. Поэтому бухгалтер может принять решение, исходя из принципа рациональности, о сокращении количества граф.

Например, в небольшой организации имеется склад. Операции с товарно-материальными ценностями осуществляются на основании приходных документов от поставщика, обрабатываемых в бухгалтерии и отгрузочных документов, выписываемых менеджером.

Схема документооборота будет выглядеть следующим образом:

График можно составить в усеченном размере в следующем виде:

Скачать График документооборота (вариант 1)

Допустим в данном примере спустя некоторое время работы организация сталкивается с проблемой несоответствия реальных остатков фактическим. Основные причины: осуществление операций, не оформленных документально, а также осуществление операций, в которых оформляется один документ, однако фактически товар приходит или уходит несколькими партиями. Для разрешения этой проблемы, принимается решение, что Кладовщик оформляет в бумажном виде и заносит в учетную программу следующие виды документов:

Приходный ордер на поступившие материальные ценности до окончания рабочего дня, в течение которого они поступили в организацию.
Расходный ордер до окончания рабочего дня, в течение которого произошла отгрузка.

Тогда Главному бухгалтеру необходимо доработать схему документооборота, которая теперь будет выглядеть следующим образом.

Либо внести изменения в табличную форму Графика документооборота, дополнив ее новыми документами:

Скачать График документооборота (вариант 2)

Как видно, даже из условного примера, график документооборота в виде схемы позволяет проанализировать существующие потоки и маршруты документов, увидеть где требуются коррективы, а значит является действенным инструментом к применению на практике, о котором не следует забывать и игнорировать. Так, актуально на сегодня с введением понятия дистанционной (удаленной) работы в Трудовом кодексе, скорректировать существующие схемы документооборота компании для сотрудников, работающих удаленно.