Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Полезное для бухгалтеров

Как оформить компенсацию использования личного автомобиля в служебных целях

компенсация использования личного автомобиля в служебных целях

«Автомобиль — не роскошь, а средство передвижения». В наше время эта цитата из знаменитого романа как нельзя актуальна. Часто возникают ситуации, в которых работники используют свой личный автомобиль для решения производственных вопросов компании. Как правильно оформить эту ситуацию, какие документы необходимы, на что следует обратить внимание – об этом в данном материале.

1. Список лиц

Прежде всего, необходимо определить круг лиц, которым положена компенсация, а значит имеющих разъездной характер работы. Зафиксировать необходимость «разъездного характера» во внутренних локальных нормативных актах (должностные инструкции, трудовые договоры, приказ руководителя).

2. Размер компенсации

Размер компенсации может быть:

  • Четкой зафиксированной суммой,
  • Рассчитываться по определенной формуле.

Законодательно закрепленной методики или формулы нет. Самый простой способ – взять нормы, закрепленные постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92:

Объем двигателя, кубических см.Сумма, руб.
Легковые авто до 2000 включительно1200
Более 20001500
Мотоциклы600

Однако, забегая вперед, данные нормы утверждены для ограничения размера расходов при налогообложении.

Фактически расчет суммы компенсации может основываться на самых разных параметрах:

Чек-листы и памятки для бухгалтера - бесплатно
  • средняя стоимость услуг перевозки, такси, аренды аналогичного транспорта,
  • интенсивность использования транспортного средства,
  • фактически подтвержденные затраты на использование (ремонт, горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание) – в этом случае потребуются документы (чеки ККТ, товарные накладные, путевые листы и т.д.),
  • затраты предыдущих лет на содержание и эксплуатацию,
  • износ автомобиля, как если бы он был рассчитан в бухгалтерском учете.

Важно: компенсация не должна выплачиваться за периоды отсутствия работника, например отпуска, нетрудоспособности и т.д.

3. Документальное оформление

Разумеется, договоренность о выплате компенсации (ее размера или способ расчета, срок действия, порядок выплаты) нужно оформить документально в виде дополнительного соглашения к трудовому договору (либо для нового принимаемого сотрудника прописать это условия в заключаемом трудовом договоре), к которому приложить копии:

  • свидетельства о регистрации транспортного средства,
  • паспорта транспортного средства,
  • доверенности при ее наличии (письма Минфина № 14-05-07/6 от 13.04.2007, № 03-05-02-04/192 от 29.12.2006, МНС № 04-2-06/419 от 02.06.2004).

Либо, поскольку условие о выплате компенсации не является обязательным пунктом трудового договора, можно составить локальный нормативный акт (например, приказ руководителя), в котором сотрудник поставит подпись ознакомления. Таким образом, условие о письменном соглашении будет выполнено (письмо Минфина № 03-03-01-02/140 от 16.05.2005).

4. Документальное подтверждение эксплуатации

Точка зрения контролирующих органов такова, что использование автомобиля должно быть подтверждено документами, а основным документом в этом случае будет путевой лист (письма Минфина № 03-03-06/1/39406 от 23.09.2013, № 14-05-07/6 от 13.04.2007).

Данная точка зрения по поводу обязательного составления путевых листов также не бесспорна. Существует противоположная арбитражная практика (постановления ФАС Поволжского округа № А12-15477/2011 от 30.05.2012, Московского округа № А40-152815/10-116-694 от 19.12.2011, Центрального округа № А48-6436/05-8 от 10.04.2006), когда затраты организации были признаны обоснованными без наличия путевых листов. Однако, в таком случае нужно быть готовыми к судебным спорам. Дополнительным подтверждением могут стать любые документы, составляемые в организации: журналы регистрации служебных поездок, маршрутные листы и т.д.

О нюансах учета и налогообложения компенсации за использование личного автомобиля в производственных целях читайте в статье.


Автор материала:
Светлана Дьякова

Оцените статью
Задайте вопрос к статье