Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021г. в Трудовой кодекс были добавлены три статьи:
- 22.1 Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
- 22.2 Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
- 22.3 Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.
Таким образом, на законодательном уровне была закреплена возможность электронного документооборота с сотрудниками организации.
Ключевые моменты:
1. Кадровый ЭДО – это право, а не обязанность. Отказаться от внедрения ЭДО может как сама организация, так и сотрудник.
Исключение, как в случае и с электронными трудовыми, работники, впервые принимаемые на работу после 31.12.2021г. Спрашивать их согласия не требуется.
2. В случае принятия решения о внедрении кадрового ЭДО, требуется выбрать систему, с помощью которой будет осуществляться взаимодействие. На выбор следующие варианты:
- Платформа «Работа в России». Официально указано, что она будет доступна к использованию с 01.09.2022г. Доступ будет возможен с помощью портала «Госуслуги».
- Иная программа (собственная разработка или сторонней организации).
3. В случае принятия решения о внедрении кадрового ЭДО требуется создание локального нормативного акта, в котором будет прописан весь порядок взаимодействия.
4. Для кадрового ЭДО доступны не все документы.
Есть документы-исключения, которые могут быть созданы только в бумажном виде:
- Трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности,
- Акты о несчастном случае на производстве,
- Приказы (распоряжения) об увольнении,
- Документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда.
5. Подписание документов осуществляется посредством использования электронных подписей (см. таблицу).
Допускаемые виды электронных подписей для кадрового ЭДО
Работодатель | Работник | |
| Платформа «Работа в России» | Усиленная квалифицированная Усиленная неквалифицированная | Простая Усиленная квалифицированная Усиленная неквалифицированная |
|
Иная система | Документы с особым порядком подписания | |
| Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора | Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, согласие на перевод, заявление об увольнении, отзыв заявления об увольнении, уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания | |
| Усиленная квалифицированная | Усиленная квалифицированная Усиленная неквалифицированная | |
| Иные документы | ||
| Усиленная квалифицированная Усиленная неквалифицированная | Простая Усиленная квалифицированная Усиленная неквалифицированная | |
6. Затраты на создание и эксплуатацию системы, использование и хранение документов, на создание электронных подписей, как для организации, так и для сотрудников несет работодатель.
Автор материала:
Светлана Дьякова
