Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Полезное для бухгалтеров

Как оформить сотрудника на работу в ИП – пошаговая инструкция

Оформление сотрудника в ИП

Как ИП принять сотрудника на работу? Обычно такой вопрос задают предприниматели, у которых бизнес идет настолько хорошо, что сами они не успевают выполнить все задачи и им требуется поддержка работников по найму. Поэтому, чтобы у таких ИП и далее было все хорошо и без проблем с контролерами, наши эксперты разработали пошаговую инструкцию по приему работника к ИП.

Шаг 1. Определяем, на каких условиях нужен человек

ИП может заключить разные договоры для выполнения того, что ему требуется.

Тип договораКраткие характеристикиПоложительные стороныДругие особенности
Договор ГПХ с физическим лицомДоговор подразумевает не постоянный характер сотрудничества. «Физик» нанимается для выполнения фиксированного объема работ с определенным конечным результатом (за который ему и платят).

При таком договоре оформление на работу не делается, записи в трудовую книжку не вносятся.

Примеры: Договор на ремонт помещения, которое ИП использует для ведения бизнеса.

Договор с бухгалтером на подготовку и сдачу годовой отчетности ИП.

ИП не нужно принимать на себя полные обязанности работодателя. Например, не надо вести кадровые документы, предоставлять и оплачивать отпуск, нести обязательства при увольнении.По подавляющему большинству договоров ГПХ нужно уплачивать страховые взносы за физлицо.

С выплат нужно удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ.

По взносам и НДФЛ с ГПД нужно отчитываться так же, как и по зарплатным выплатам по трудовым договорам.

Если при проверке деятельности ИП контролеры придут к выводу, что договор ГПХ маскирует отношения, по которым надо было заключать трудовой договор, договор могут признать трудовым с первого дня работы «физика» у ИП. И возложить на предпринимателя все связанные с этим обязанности, например, выплату компенсации за неиспользованный отпуск, доплату за работу в выходные и праздники и т.п.

Договор ГПХ с другим ИП или самозанятымТакие же, как и у договора ГПД с физлицомТакие же, как и у договора ГПД с физлицомИП не нужно считать и уплачивать страховые взносы и НДФЛ. Данные категории наемных лиц уплачивают налоги и взносы сами за себя.

Однако, есть ограничения на право заключать такие договора с самозанятыми. В первую очередь это можно сделать не на все виды деятельности, а только на те, что разрешены самозанятым.

Второй важный момент – договоренности с самозанятыми очень внимательно контролируются на предмет ухода от налогов и взносов через заключение таких ГПД. Например, если ИП уволил работника по трудовому договору, он не может в ближайшие 3 года заключить с ним же, но уже самозанятым, ГПД.

Последствия выявления такого факта будут еще более негативными, чем при маскировке трудового договора договором ГПХ.

Трудовой договор с физическим лицомЭто как раз и будет прием на работу. На постоянной основе, с регулярными выплатами зарплаты и обязанностями и правами ИП как работодателя, а «физика» как работника.Трудовой договор никто в какой-то другой не переклассифицирует и никакие санкции ИП за него не грозят, если он заключит и будет вести его правильно.Заключив хотя бы один трудовой договор, ИП принимает на себя все обязанности нанимателя, о которых мы далее подробно и поговорим.

Прежде, чем заключать договор с выбранным человеком, ИП нужно спланировать, что именно и как долго этот человек будет у него делать. Исходя из этого уже можно решить, какой договор заключать.

Если принято решение заключить трудовой договор – переходим к Шагу 2.

Шаг 2. Готовим внутренние нормативные документы

В обязанности работодателя входит не только выплата зарплаты сотруднику, но и обеспечение его всем необходимым для работы, и создание условий, в которых его работа будет безопасной.

Кроме того, чтобы в дальнейшем иметь возможность что-то требовать с работника, например, за порчу предметов труда в результате неправильной эксплуатации, или снять с себя ответственность за травму, если работник получит ее по своей вине, работодатель должен разъяснить работнику, что и как он должен делать на рабочем месте.

Для этого работодатель создает внутренние нормативные документы (локальные акты), в которых и разъясняет сотрудникам, что и как они должны делать. Далее принимаемый на работу человек с этим актами знакомится и подтверждает это подписью. Наличие таких документов и подписи сотрудника, что он с ними знаком, будет базой для защиты работодателя в случае, когда что-то произойдет по вине самого работника.

В базовый набор документов, который должен быть готов к приему сотрудника на работу, входят:

  • Правила внутреннего распорядка (когда приходить на работу, когда уходить, когда и на сколько делать перерывы и тому подобное);
  • Инструкции по охране труда. Такие инструкции зависят от отрасли, в которой работает наниматель и от специфики деятельности сотрудника. То есть, для рабочего за станком будет своя инструкция, для повара своя, для водителя грузового авто своя и так далее. Придется потратить время на изучение вопроса, но сделать это необходимо. Поскольку такие инструкции – первое, с чем нужно знакомить под роспись нового работника.

Добавим также, что в свете борьбы с пандемией должны быть и общие для всех работников инструкции по поведению на рабочих местах, которые составляются исходя из действующих санитарных правил и рекомендаций Роспотребнадзора.

  • Должностная инструкция. В этом документе прописывается, что и как должен делать работник во время исполнения трудовых обязанностей. Однако, на эту же инструкцию работник может ссылаться, если сочтет, что наниматель перегружает его работой сверх оговоренной в инструкции (на которую ссылается трудовой договор) и не доплачивает за это. Поэтому рекомендуем с вниманием подойти к составлению этого документа.

На практике ИП должностную инструкцию часто не составляют, а сразу прописывают основные ее аспекты в трудовой договор. Так делать тоже допустимо.

Что выбрать, какая детализация обязанностей работника нужна – остается на усмотрение ИП. Отметим только, что профиксировать такие обязанности в письменном виде и получить подпись работника, что он с ними знаком, нужно в любом случае.

Список локальных актов не закрытый. Если ИП считает нужным, он может создать и что-то еще. Например, положение об оплате труда или премиях (имеет смысл, если набирается сразу много работников, которым неудобно прописывать все это отдельно в договорах). Тогда новых работников с этими актами тоже нужно будет знакомить.

Если ИП подходит под условия отнесения к микропредприятиям, то он может не принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. При этом все условия, касающиеся вопросов, которые должны быть регламентированы такими локальными нормативными актами, следует включить в трудовой договор.

Шаг 3. Запрашиваем документы у будущего работника

Для официального трудоустройства предпринимателю будут нужны от будущего сотрудника такие же документы, как и юрлицу. По той причине, что обязанности ИП как нанимателя будут аналогичными.

Будущий работник ИП должен предоставить:

  1. Документ, удостоверяющий его личность. Обычно это паспорт. Но частью 1 статьи 65 ТК РФ предусмотрено право лица, поступающего на работу, предъявить и иной документ. Хотя, следует помнить, что причины отсутствия паспорта должны быть объективными. Например, российский паспорт утрачен или на работу принимается иностранец.

    Прием на работу иностранных граждан имеет целый ряд важных дополнительных особенностей, которые должен соблюсти любой наниматель, включая ИП.

    Приему на работу иностранцев мы посвятим отдельный материал в ближайшее время.

  1. Трудовую книжку, если она ведется на бумаге. Если будущий работник ранее сделал выбор в пользу электронной книжки, то бумажную трудовую он может не предоставлять. Если человек оформляется впервые, то заводить ему бумажную трудовую ИП в 2021 году не должен. Вместо этого по такому сотруднику нужно сформировать сведения о трудовой деятельности, а также зарегистрировать его в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

    При наличии бумажной трудовой книжки ИП должен вести ее по тем же правилам, что и наниматель-организация. То есть с порядком ведения трудовых на бумаге придется ознакомиться и стараться выполнять без нарушений.

  1. СНИЛС. Страховой документ понадобится для расчетов и отчетов с Пенсионным фондом.
  2. Документы о необходимом образовании, квалификации, подготовке. Данный пункт индивидуален – смотря, кто требуется ИП.

Некоторые эксперты советуют предпринимателям брать с будущих работников документы воинского учета. Здесь двоякая ситуация. С одной стороны наниматели должны вести воинский учет и предоставлять сведения в военкоматы. С другой стороны, Высший Арбитражный суд РФ «запретил» военкоматам применять к ИП ответственность за то, что они воинский учет не ведут и отчеты по нему не сдают (Постановление Президиума ВАС РФ от 14.04.2009 N 13798/08 по делу N А33-4142/2008).

Поэтому, требовать или нет «военники» у сотрудников, остается на усмотрение ИП.

Чек-листы и памятки для бухгалтера - бесплатно

Шаг 4. Берем у работника заявление

Чтобы выполнить все формальности процесса трудоустройства, работник должен попросить, а ИП согласиться принять его на работу.

Форма такого заявления в настоящее время не регламентирована, поэтому предприниматель может попросить устраивающегося к нему сотрудника написать его в свободной форме.

Из свободной формы заявления при этом должно быть понятно:

  • кто его написал и кому;
  • о чем просит заявитель (принять на работу на определенную позицию);
  • когда написано заявление (дата);
  • кем подписано (подпись с расшифровкой).

Шаг 5. Знакомим работника с внутренними регламентами

На этом шаге, до того, как будет подписан трудовой договор, нового сотрудника нужно ознакомить со всем, что касается его будущей трудовой деятельности на этом месте:

  • должностной инструкцией;
  • инструкциями по безопасности и охране труда;
  • особенностями внутреннего распорядка;
  • иными документами, определяющими дальнейший порядок работы и взаимодействия с работодателем.

О том, что со всем, что требуется, работник ознакомлен, с него нужно взять подписи. Можно завести для этого отдельный журнал (журналы). Можно предусмотреть места для росписи об ознакомлении с локальными актами в трудовом договоре.

Шаг 6. Подписываем трудовой договор

Договор о трудоустройстве подписывается обеими сторонами. По общему правилу, предоставить исходный вариант договора должен ИП.

Тема составления трудового договора настолько обширна, что в рамках этого материала мы ее подробно рассматривать не будем.

На практике, предприниматели находят типовые бланки и примеры договоров и на этой основе формируют что-то свое, дополняя или корректируя отдельные положения.

Отметим несколько моментов, на которые следует обратить внимание при таком подходе.

В типовом договоре, взятом за основу, нужно внимательно изучить пункты, касающиеся гарантий работникам в различных ситуациях.

Важно! Обязанности ИП по выплатам сотрудникам отличаются от обязанностей работодателей организаций в некоторых аспектах.

В частности, ИП не обязаны в случае увольнения по причине сокращения или ликвидации выплачивать выходные пособия или оплачивать период трудоустройства, если это не прописано особо в трудовом договоре с конкретным работником. Аналогичные правила действуют и для ряда других компенсаций при увольнении, например, оплате единовременной компенсации при увольнении работника до даты сокращения.

В типовые бланки трудовых договоров для ИП выплата подобных компенсаций часто может быть включена. Следовательно, после подписания такого договора ИП становится обязанным все по нему платить.

Договор для подписания нужно подготовить в двух экземплярах. Один из них остается у ИП, второй забирает сотрудник.

На экземпляре ИП желательно получить отметку от работника «Экземпляр трудового договора мною получен (или мне вручен)» и еще одну подпись.

Шаг 7. Оформляем приказ о приеме

Завершить официальный процесс приема на работу желательно приказом.

ИП может издать его в составленной им самим форме, а может использовать типовой бланк № Т-1. Из приказа в любом случае должно быть ясно:

  • кто кого принимает на работу;
  • на какую позицию/должность;
  • на основании чего (основание – трудовой договор);
  • на каких условиях будет трудиться принятый: какой срок (если особо не оговорено в договоре – то пишут бессрочно), по какому графику, за какую оплату.

В приказе работник тоже расписывается в том, что ознакомлен.

Шаг 8. Фиксируем изменения в трудовых данных работника

На этом шаге в бумажную трудовую книжку работника нужно внести запись о приеме на работу.

Порядок ведения бумажных трудовых также смотрите в отдельных статьях на нашем сайте.

На следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу в ПФР нужно сдать форму СЗВ-ТД.

ИП считаются страхователями с момента регистрации в ФНС. Налоговики автоматом передают сведения об ИП в ПФР и ФОМС. Поэтому, приняв первого работника, ИП не нужно предпринимать никаких дополнительных действий по регистрации в этих фондах в качестве работодателя-страхователя.

А вот встать в заявительном порядке на учет в ФСС ИП потребуется.

Шаг 9. Встаем на учет в ФСС

Этот шаг нужен для ИП, который впервые принимает кого-то на работу.

Для уплаты взносов на страхование от несчастных случае и производственного травматизма предпринимателю надо встать на учет как страхователю в ФСС.

Для регистрации нужно подготовить:

  • заявление о постановке на учет по форме ФСС (утв. в Приложении N 1 к Административному регламенту ФСС РФ, утвержденному Приказом ФСС РФ от 22.04.2019 N 215);
  • паспорт и копию паспорта ИП;
  • трудовые договора с сотрудниками и их копии;
  • трудовые книжки сотрудников и/или сведения о трудовой деятельности, если бумажные книжки по сотрудникам не ведутся.

Подать документы можно на бумаге лично или по почте, электронно через Единый портал государственных и муниципальных услуг. Для электронной подачи ИП потребуется УКЭП. Для отправки по почте подпись на заявлении и копии документов нужно будет заверить нотариально.

Если же документы ИП принес в ФСС лично, то при предъявлении оригиналов сотрудники ФСС вправе сами заверить получаемые копии.

Подать документы в ФСС ИП нужно не позднее, чем через 30 календарных дней с даты заключения трудового договора с первым сотрудником.


Автор материала:
Оксана Лим

Оцените статью
Задайте вопрос к статье