Как оформить прием или перевод сотрудника на удаленную работу – вопрос, приобретающий все большую актуальность в современных условиях. Под удаленку даже был доработан ТК РФ. В этой статье рассмотрим особенности трудоустройства дистанционных работников.
Что такое удаленная работа
Если сотрудник делает что-то дома и получает за это деньги от работодателя – это еще не значит, что у него удаленная работа.
Работник может заниматься в домашних условиях разными видами труда. Например, изготавливать вещи (продукцию). То есть, результат его труда может быть измерен в натуральном выражении, а сама трудовая функция – это набор последовательных механических действий. В таком случае считается, что работа у человека не удаленная (дистанционная), а надомная.
И только если результат выполнения сотрудником своих обязанностей – это обработанная информация, сведения, интеллектуальная собственность – работу можно считать дистанционной (удаленной).
Например, все более популярное с развитием средств электронной работы с информацией ведение бухгалтерского учета удаленно может с полным правом считаться дистанционной работой.
Следует такая классификация из анализа совокупности положений ч. 1 ст. 312.1, ч. 2 — 4, 9 ст. 312.3 ТК РФ.
Преимущества и недостатки удаленки
Главный плюс в удаленке работников для нанимателя – явная «экономичность» такого способа сотрудничества. Не нужно обеспечивать стационарные рабочие места (арендовать помещение, оплачивать коммуналку, закупать нужное оборудование, выполнять полный объем требований по охране труда и технике безопасности).
Второй плюс немного неожиданный для руководителей старой закалки, тем не менее появившаяся уже статистика это подтверждает – на дистанционке повышается эффективность труда. По мнению психологов это связано с тем, что у сотрудника растет ощущение ответственности за результаты своей работы. Кроме того, на удаленке люди избавлены от большинства конфликтов, которые в той или иной степени присущи любому коллективу, где каждый день встречаются очно.
Второй плюс для начальства – это и первый положительный момент для большинства работников. Связано ли это с тем, что люди умственного труда в большей степени интроверты или с тем, что им требуется уединение для сосредоточения на рабочих вопросах, пока не исследовано. Однако многим программистам, бухгалтерам, редакторам и так далее действительно комфортнее и продуктивнее работается в одиночку дома, чем в людном офисе.
Еще один положительный для дистанционных работников момент – отсутствие необходимости тратить время на дорогу до работы и обратно и в достаточной степени самим определять свой рабочий график. При этом удаленка – не фриланс. Человек считается официально трудоустроенным, получает официальную зарплату, с которой уплачиваются налоги и взносы.
Вот тут мы и подходим вплотную к главному вопросу статьи – как оформить дистанционного работника?
Прием сотрудника на удаленку
Первое правило, о котором нужно помнить кадровику или бухгалтеру, занимающемуся кадрами – с точки зрения закона трудовой договор есть трудовой договор, какой бы формат работы в нем не был указан. Поэтому заключать его надо по тем же принципам, что и договор на работу на территории работодателя.
Разобьем процесс на несколько шагов.
Шаг 1. Документы для приема
У будущего удаленщика нужно попросить тот же набор документов, что и у любого другого соискателя:
- Паспорт или иное удостоверение личности;
- Трудовую книжку (если есть);
- СНИЛС или подтверждение регистрации в системе учета ПФР;
- Документы о нужном образовании и квалификации;
- Документы для воинского учета;
- Иные документы, если они требуются для приема на данную позицию (например, справку об отсутствии судимости, при поступлении на работу, для которой такая справка требуется по закону).
Важное отличие дистанционного трудового договора в том, что и заключать его можно дистанционно. А также допускается дистанционно предоставлять необходимые документы.
Делается это по таким правилам:
- лицо, поступающее на работу, может предъявить в электронной форме документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, если иное не установлено законодательством. Их нотариально заверенные копии на бумаге необходимо представить только по требованию работодателя (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ);
- лицо, впервые заключающее трудовой договор, самостоятельно получает документ, который подтверждает регистрацию в системе персонифицированного учета (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ). Согласно разъяснениям ПФР, у таких лиц есть право выбора: открыть индивидуальный лицевой счет самим или через работодателя (Письмо от 28.06.2019 N 09-19/13246).
- в трудовую книжку (если она ведется) сведения о трудовой деятельности дистанционного работника вносятся по его желанию. Представить трудовую книжку он может, например, направив ее по почте заказным письмом с уведомлением. Если трудовая книжка утрачена, повреждена или отсутствует по другой причине, работник может написать заявление с просьбой оформить ему новую трудовую книжку. В заявлении нужно указать причину отсутствия документа. В этом случае работодатель обязан оформить новый документ (ч. 5 ст. 65, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, Письмо Роструда от 31.03.2021 N ПГ/06237-6-1).
Шаг 2. Ознакомление сотрудника с внутренними регламентами
При устройстве на удаленку будущего сотрудника нужно ознакомить со всеми ЛНА нанимателя, которые связаны с будущей трудовой деятельностью.
В случае с дистанционным взаимодействием при трудоустройстве допускается обменяться электронными документами: работодатель направляет работнику ЛНА в электронном виде, работник, в свою очередь, электронно подтверждает, что ознакомился.
Шаг 3. Заключение трудового договора
Все положения договора с удаленщиком должны соответствовать нормам ст. 57 ТК РФ.
В том числе в нем нужно прописывать:
- Как выполняется «удаленная» трудовая функция (непрерывно, периодически и т.п.);
- Место работы (пишется как есть, специальных оговорок не предусмотрено);
- Порядок взаимодействия сотрудника и нанимателя в процессе работы: как общаются, как выдаются задания, как передаются результаты и тому подобное.
Если порядок взаимодействия с дистанционными работниками зафиксирован в ЛНА работодателя (например, есть отдельное Положение о дистанционной работе), то в трудовой договор можно каждый раз все не переписывать.
Будет достаточно отсылки с ЛНА и подтверждения от работника, что он с ним ознакомлен.
- Сроки, в которые должно проходить взаимодействие из предыдущего пункта. Например, время, в течение которого сторона, получившая электронный документ, обязана направить подтверждение о получении другой стороне. Если есть подробный ЛНА – тоже допускается сослаться на него;
- Варианты взаимодействия между сторонами трудового договора в неэлектронной форме. Считается, что предусматривать это можно по ситуации — планируют ли работник с работодателем общаться в не только электронном формате или нет. Однако, эксперты рекомендуют предусмотреть различные способы контакта сторон в любом случае. Например, это может оказаться полезным в форс-мажорной ситуации, когда может просто не быть возможности обмена электронными сообщениями;
- Порядок, размеры и сроки компенсации работнику затрат на выполнение работы. Например, на покупку и обслуживание необходимого оборудования, программного обеспечения, средств защиты информации и т.п. Важно помнить, что такая компенсация возможно только в том случае, когда такого рода затраты работника согласованы и одобрены работодателем и используются только в интересах последнего;
- Порядок предоставления сотруднику отпусков;
- Иные необходимые с точки зрения нанимателя и работника моменты. Например, условия и порядок выхода удаленщика на рабочее место на территории работодателя. Или дополнительные способы контроля за тем, как работник использует рабочее время.
В трудовой договор на дистанционную работу нельзя включать условие о визитах работодателя к работнику домой для контроля рабочего процесса (Письмо Роструда от 17.04.2021 N ПГ/08368-6-1).
Оформлять подписание такого договора тоже можно путем обмена электронными документами. Если же работник все же желает получить бумажную версию, он вправе попросить об этом письменно заявлением. Получив заявление, наниматель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора в течение максимум 3 рабочих дней.
Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу
Приказ на дистанционного работника делается по тем же правилам, что и на остальные категории сотрудников.
Он должен быть оформлен на бланке, который применяет наниматель (Т-1 или разработанный для себя). В бланк вносятся данные в соответствии с трудовым договором (который к этому моменту уже подписан).
В том числе в строке, предназначенной для указания условий и характера работы, вносятся данные о том, что работа удаленная.
После ознакомления работника с приказом о приеме (что тоже допускается сделать дистанционно) он будет принятым на работу.
Автор материала:
Оксана Лим
