Как составить график отпусков — пошаговая инструкция

— Делаю график отпусков. Тебе месяц на какую букву?

— На “И”

— Хорошо, в Инваре поставлю.

Шутки шутками, а график отпусков составлять действительно необходимо и сегодняшний материал о нем.

Нормативная база

График отпусков – это обязательный документ для каждого работодателя в соответствии со ст. 123 ТК РФ.

Срок составления и утверждения графика – не менее, чем за две недели до начала года. Так на 2022 год график нужно составить и утвердить до 17 декабря 2021г.

Для только что созданных организаций составление графика отпусков не является обязательной процедурой. Вместе с тем его наличие может помочь упорядочить предоставляемые отпуска (письмо ГИТ по г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

Важно: микропредприятия могут не составлять график отпусков (ст. 309.1, 309.2 ТК РФ) при условии замены его на письменное соглашение между работником и работодателем с указанием данного факта в п. 22 трудового договора по типовой форме (Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Пошаговый алгоритм создания графика отпусков

1. Список сотрудников

Составить список сотрудников, которые должны быть включены в график отпусков.

• Нужно включить всех сотрудников, работающих по трудовым договорам, включая и внешних, и внутренних совместителей.
• Внутренние совместители должны быть отражены дважды (по основному месту работы и по совместительству).
• Не включаются сотрудники, работающие в рамках срочного договора на период, не превышающий 6 месяцев.
• Если сотрудник уже использовал полагающийся отпуск авансом, его необходимо включить в документ и в графе «Примечания» указать данный факт. При этом отпуск ему не планируется.
• В график включаются и те сотрудники, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком или в отпуске по беременности и родам.

2. Подсчет полагающихся дней отпуска

По выбранным сотрудникам посчитать остатки отпусков, как накопленных с предыдущих лет, так и полагающихся за предстоящий год.

• Отпуска за предыдущий период не подлежат обязательному отражению в графике, они могут быть предоставлены вне графика по отдельному дополнительному соглашению (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).
• В поле «Примечания» можно дополнительно указать период, за который предоставляется отпуск.

3. Пожелания сотрудников

Выяснить просьбы сотрудников.

Данный пункт не является обязательным, однако на практике позволит минимизировать конфликты и недовольство, а также количество переносов. Для опроса можно использовать извещение произвольной формы.

На данном этапе следует учесть, что существуют категории сотрудников, пожелания которых нельзя не учесть.

Сотрудники, имеющие право на отпуск в удобное для них время, согласно нормам Трудового кодекса РФ

Сотрудники, имеющие право на отпуск в удобное для них время, согласно иным нормативным документам (кроме ТК РФ)

4. Предварительный проект графика

Составить предварительный проект графика, где учесть:

• пересечение отпусков,
• сезонность производства и иные особенности работы организации.

5. График отпусков

Составить окончательный график с учетом предыдущего пункта.

Существует унифицированная форма графика Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.04г. Однако организация может разработать и утвердить собственную форму.

6. Подписание и утверждение

Подписать и утвердить график.

При наличии в организации Профсоюза согласно ст. 372 ТК РФ предварительно график должен пройти согласование с представительным органом работников.

После чего график утверждается руководителем и сотрудником, его составившим (либо в самой форме, либо отдельным приказом, если гриф утверждения в форме отсутствует).

7. Ознакомление сотрудников

Собрать с работников подписи об ознакомлении.

Ознакомительные подписи можно проставить:

• в специально отведенной графе самостоятельно разработанной или доработанной типовой формы,
• в прилагающемся ознакомительном листе,
• в поле «Примечание» унифицированной формы.

Данный пункт нельзя назвать на 100% обязательным:

• Если рассматривать график отпусков, как внутренний нормативный акт, то ознакомление требуется согласно ст. 8, 22 ТК РФ (Письмо Роструда № ПГ/5883-6-1 от 01.08.12г.).
• Если же рассматривать график отпусков как первичный учетный документ, то позиция противоположна (Письмо Роструда № ПГ/5244-6-1 от 12.07.12г.). При этом ознакомление и уведомление о начале отпуска согласно ч. 3 ст. 123 ТК происходит не менее чем за две недели до его начала. Данный факт извещения сотрудника стоит документально зафиксировать, т.е. работник должен расписаться в полученном уведомлении (извещении).

8. Заполнение графика

В течение года информацию о предоставляемых отпусках и их переносах заносить в график.

Автор материала:
Светлана Дьякова