Действия бухгалтера при приеме сотрудника на работу

Продолжая тему полезных шпаргалок для бухгалтера и кадрового работника в одном лице, предлагаем памятку действий бухгалтера при приеме сотрудника на работу.

Что нужно сделать:

1. Запросить у будущего работника документы в соответствии со ст. 65 ТК РФ

ВАЖНО. Данные документы в виде копий используются для занесения информации в личное дело сотрудника, после чего они должны быть уничтожены, хранению не подлежат.

Паспорт (иной документ, удостоверяющий личность).
Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р, выданная предыдущим работодателем, или СТД-ПФР, полученная в территориальном отделении ведомства).
Документ, подтверждающий регистрацию в системе обязательного пенсионного страхования (карточка СНИЛС или форма АДИ-рег).
Документы воинского учета (военный билет).
Документ, подтверждающий уровень образования (сертификат, диплом, аттестат, сертификат, свидетельство и т.д.).
Дополнительные документы (справки об отсутствии судимости, о непривлечении к административной ответственности за потребление наркотиков).

2. Принять заявление о приеме на работу, если в вашей организации заведен такой порядок. Но следует иметь в виду, что данный пункт не обязателен и в соответствии с ТК РФ данного документа нет в перечне предъявляемых при приеме на работу.

3. Подписать трудовой договор (микропредприятия могут использовать типовой трудовой договор, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 27.08.16г. № 858).

4. Выписать направление на медосмотр (о необходимости медосмотра смотреть приказ Минздравсоцразвития от 28.01.21г. № 29н (действует с 01.04.21г.), с учетом результатов Специальной оценки условий труда организации)

5. Составить приказ по унифицированной форме № Т-1 либо другой внутренней форме, содержащей все обязательные реквизиты в соответствии с ч. 2 ст. Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011г.

6. Взять согласие на обработку персональных данных.

7. Подписать обязательство о неразглашении конфиденциальной информации, если положение о таковой разработано в вашей организации.

8. Сделать запись в трудовой книжке и не позднее следующего рабочего дня со дня издания приказа направить в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД.

9. Зарегистрировать трудовую книжку в книге учета движения трудовых книжек в организации.

10. Ознакомить нового сотрудника под подпись со внутренними локальными нормативными актами (при их наличии на предприятии):

Правила внутреннего трудового распорядка.
Положение об оплате труда.
Коллективный договор.
Положение о премировании.
Положение о командировании.
Положение о расчетах с подотчетными лицами и т.д.

11. Ознакомить под подпись с должностной инструкцией.

12. Подписать договор о полной материальной ответственности для должностей из перечня, утвержденного постановлением Минтруда России от 31.12.02г. № 85.

13. Запросить ИНН (данный документ также не обязателен к предъявлению). При наличии оснований принять у работника заявление на стандартный налоговый вычет с приложением подтверждающих документов (свидетельство о рождении ребенка, справка о доходах и суммах налогов физического лица – аналог упраздненной 2-НДФЛ).

14. В случае перечисления заработной платы безналичным путем принять заявление на перечисление с указанием платежных реквизитов.

15. Принять у сотрудника справки с предыдущего места работы по форме № 182н, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.13г.

16. Оформить личную карточку сотрудника по форме Т-2, либо другой внутренней форме, содержащей все обязательные реквизиты в соответствии с ч. 2 ст. Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011г. (с 01.09.21г. ведение Личной карточки необязательно в связи с вступлением в действие приказа Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н. В случае, если работодатель оставил за собой право ведения Личной карточки, ознакомление сотрудника с внесенными в нее данными не требуется. В случае отказа от ведения Личных карточек целесообразно оставить ведение раздела «Воинский учет» в соответствии с п. 23 методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).

17. Завести личное дело сотрудника.