Как правильно составить штатное расписание? Ответ на этот вопрос может понадобиться и новому бизнесу, и уже действующей компании. В этой статье рассмотрим, как составить штатное расписание небольшого предприятия. Однако, приведенный порядок и образцы можно использовать и для единицы бизнеса, отвечающей категории «микро» и для более крупных структур.
Зачем нужно штатное расписание
В документе «Штатное расписание» (дальше будем сокращать – ШР) фиксируется:
- как структурированы человеческие ресурсы бизнеса;
- какие есть и как называются должности и профессии с указанием квалификации;
- сколько человек должен включать в себя полный штат;
- как и какие деньги должны выплачиваться по каждой позиции.
Правильно сделанная штатка может быть использована для анализа и принятия управленческих решений руководством предприятия. Например, для оптимизации количества персонала и затрат на него, для ввода и своевременного заполнения новых вакансий и тому подобного.
Кроме того, этот документ могут затребовать контролирующие органы. Например, обязательно попросит штатку ГИТ при проведении проверки. Полномочия трудинспекции делать это закреплены в п. п. 2, 3 ч. 2 ст. 29 Федерального закона от 31.07.2020 N 248-ФЗ, пп. 6.3 п. 6 Положения о Федеральной службе занятости (утв. Постановлением Правительства РФ от 30.06.2004 N 324).
Если сотрудник обратится в суд по поводу нарушения его трудовых прав, то штатку запросит и суд. Чаще всего это происходит при увольнениях по сокращению штата. В подобных судебных спорах ШР и изменения к нему или новое ШР служит доказательством того, что имело место реальное сокращение штата, а не попытка замаскировать под сокращение увольнение по иным причинам.
Выписка из штатного расписания может выдаваться и в других случаях. Например, работнику после его письменного обращения к работодателю в соответствии со ст. 62 ТК РФ.
Если за выпиской из штатного расписания обратился работник, в нее можно включить только сведения только о его должности и о выплатах. Информацию о других работниках указывать в выписке не допускается согласно норме ст. 88 ТК РФ о защите персональных данных.
Форма штатного расписания
Среди унифицированных форм, связанных с персоналом, есть бланк Т-3 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
Форма подходит как для юрлиц, так и для ИП.
Обращаем внимание, что в 2021 году форма ШР (как и другие подобные формы) не является обязательной. Т-3 только рекомендована для применения. Однако, экономический субъект может составить на ее основе свой бланк и применять его, закрепив форму в приказе или ЛНА. Главное, чтобы при составлении собственного бланка не «потерялся» ни один обязательный реквизит.
С чего начать формировать штатное расписание
Заметим сразу, что поручить делать штатку теоретически можно кому угодно – заместителю руководителя, специалисту по кадрам, бухгалтеру и так далее.
Однако, работник, которому будет поручена работа над штаткой, должен хорошо понимать, как распределяются человеческие и финансовые ресурсы на предприятии. А также иметь представление о текущих бизнес-процессах такого распределения и об их специфике.
По этой причине, для того, чтобы полученная в итоге штатка отвечала всем необходимым требованиям, на практике сначала часто формируют структуру предприятия. Если представлять себе всю систему бизнес-процессов, то при построении структуры часто может быть понятно, где что-то пропустили.
Пример
Вновь созданная организация собирается заниматься производством и самостоятельно сбывать свою продукцию. Генеральный директор полагает, что штатка должна обеспечить работу по трем направлениям: деньги, производство и сбыт. На каждое направление планирует поставить заместителя. Фрагмент черновой структуры для штатного расписания может выглядеть так.
Как можно видеть, генеральный директор при планировании не учел такие вещи, как подбор кадров и юридическое обеспечение деятельности. Если не включить их в структуру, а затем в штатное расписание, это в дальнейшем может привести к серьезным проблемам у предприятия. Например, зам по производству, вместо того, чтобы заниматься именно растущим производством, будет вынужден составлять договора, подбирать персонал и тому подобное.
Кроме того, для выполнения, например, функций юриста, необходимо иметь соответствующую квалификацию, которая вряд ли будет у производственника.
Составление структуры не является обязательным и требовать ее «со стороны» никто не будет. Однако, рекомендуем выполнить эту процедуру по причинам, о которым мы рассказали.
Что вносить в штатное расписание
Штатка в обязательном порядке должна содержать:
Далее мы будем рассматривать формирование ШР на бланке Т-3. Если используется собственный бланк, то все изложенное ниже будет актуально и для него.
Сведения в штатное расписание вносятся по определенным правилам.
Автор материала:
Оксана Лим
