Как правильно провести сокращение штата или численности

Увольнение в связи с сокращением численности работников или штатных единиц – один из самых долговременных и регламентированных вариантов увольнения. Рассмотрим его подробно.

Есть ли разница между сокращением штата или численности

Между двумя вариантами сокращения особой разницы нет. И тот, и другой предполагают увольнение сразу некоторой группы работников.

Различие чисто техническое: при корректировке штата из штатного расписания убирают должности или целые подразделения, а при изменении численности структура штата сохраняется, но количество людей, занимающих те или иные позиции, сокращается (например, было пять менеджеров по работе с клиентами, оставили троих, при этом отдел и должность сохранились).

Обе процедуры могут выполняться одновременно. Запретов на это нет.

Основания для запуска процедуры сокращения

На сегодняшний день в законодательстве нет четко прописанных оснований, когда сокращать в принципе можно, а когда нет. Решение об этом принимает работодатель.

Вместе с тем, нет и запретов уволенным сотрудникам счесть свои трудовые права нарушенными из-за сокращения и пойти судиться с бывшим работодателем.

А вот судебная практика уже дает несколько иную картину в части допустимых причин сокращения.

Судьи, разбирая подобные дела, требуют от нанимателя подробно обосновать принятое решение сократить работников. И далеко не все причины кажутся им убедительными.

Так, например, плохое финансовое положение работодателя само по себе веской причиной для сокращения не принимается. Особенно хорошо это было заметно по судебным делам и комментариям чиновников в 2020 году, когда персонал попытались сокращать из-за кризиса, вызванного пандемией.

По судебным решениям можно сделать вывод о том, что сокращение по причине плохих бизнес-показателей может быть признано законным, только если наниматель сумеет продемонстрировать четкую связь между излишним количеством персонала и ухудшением финансовой ситуации.

Наименьшие претензии у судей вызывает увольнение в связи с модернизацией или перепрофилированием производства. Когда сокращенным сотрудникам действительно нечего было бы делать в дальнейшем по их функционалу.

Поэтому, начиная сокращение, рекомендуем прежде всего подготовиться к тому, что его надо будет обосновывать в суде.

Приказ о сокращении

Когда решение все же принято, начинают всю процедуру с общего распоряжения о сокращении.

Готовится оно в выбранной самим работодателем форме (специально установленного бланка нет).

В распоряжении рекомендуем указать:

• Какой тип сокращения проводится (штата, численности, оба сразу);
• Каковы причины этого действия (то, что потом, при необходимости, можно будет представить в суде);
• Расшифровку того, какие должности, в каком количестве и с какой даты сокращаются;
• Лиц, ответственных за проведение процесса и взаимодействие с увольняемыми сотрудниками.

Скачать Приказ о сокращении штата_образец

По сути, в приказе отражены все необходимые действия, которые работодатель должен выполнить, чтобы сокращение было признано законным.

Кого нельзя сокращать

Планируя сокращение, следует помнить, что есть категории работников, особо защищенных законом.

Часто бывает, что у кадровиков нет всей нужной информации о работнике. А работник, получив уведомление о сокращении, сам пришел с документами, подтверждающими его право остаться на рабочем месте. В таком случае документы надо принять и работника из списков на сокращение вычеркнуть.

Закон не обязывает нанимателя разъяснять работнику его права при сокращении. Однако, мы рекомендуем это сделать. Потому что сокращенные работники отправятся в госструктуры за пособиями и прочей поддержкой, а там, взглянув на документы, им все равно объяснят, что их не имели права сокращать. И готов повод для похода работника в суд за восстановлением на работе, а инспекторов к вам в компанию для проверки соблюдения законодательства в сфере труда и занятости.

Как расставить приоритеты

Кроме сотрудников, которых в принципе нельзя сокращать, есть и такие, кто должен иметь преимущество перед остальными, чтобы остаться работать.

Данные критерии установлены ст. 179 ТК РФ. Именно на ее положения должна опираться комиссия, которая определит квалификацию и производительность каждого работника из попадающих под сокращение подразделений, чтобы установить, у кого есть преимущество остаться трудиться у этого работодателя.

Результат работы комиссии оформляется протоколом. В нем желательно не только выставить оценки (ранжировать сотрудников по преимуществам), но и подробно описать, как и по каким параметрам выполнялась оценка. К протоколу обычно прилагаются документы, на основании которых оценивались сотрудники.

В случае конфликтов с уволенными, сформированный таким образом протокол поможет доказать, что оценка была обоснованной, а решение о сокращении на ее основе — справедливым.

Уведомление сотрудников

После того, как отсеяны все, кого нужно оставить на работе, составляется список тех, кто попадает под сокращение.

Всех этих людей нужно уведомить о сокращении заранее. Срок рассчитывают так, чтобы между датой ознакомления сотрудника с уведомлением и датой увольнения прошло не менее 2 месяцев.

Срок 2 месяца установлен для постоянных сотрудников.

Сезонных работников уведомляют за 7 календарных дней до сокращения.

Трудящихся на срочных договорах длительностью менее 2 месяцев – за 3 календарных дня.

По общему правилу уведомление сотрудник должен получить лично. В отдельных случаях (например, рабочее место сотрудника очень далеко от головного офиса, где вручают уведомления) допускается направить документ почтой. Обязательно заказным письмом с уведомлением о вручении. Срок в 2 минимальных месяца между датой уведомления и датой увольнения при этом начинает течь с даты получения работником письма.

Утвержденной формы уведомления нет. Его составляют в нужном работодателю виде. Рекомендуется делать специальные графы:

• Для подписи работника, что ознакомлен;
• Для свидетельствования отказа работника от росписи, если он вдруг решил не подписывать. Если в используемой форме уведомления такой графы нет – придется составлять отдельный акт об отказе от подписи.

Скачать Уведомление работника о расторжении трудового договора_образец

Получивший уведомление работник может не ждать 2 месяца, а уволиться раньше, даже сразу после уведомления.
При этом ему нужно оплатить период с даты фактического увольнения по дату увольнения в уведомлении, по среднему заработку. А также выплатить прочие положенные при сокращении компенсации.

Уведомление службы занятости

Территориальный орган службы занятости уведомляют за 2 месяца до начала увольнений по сокращению.
Уведомлять нужно о каждом сокращаемом работнике, его должности, профессии, специальности и квалификационных требованиях.

Если планируемое сокращение обладает признаками массового увольнения, то уведомлять службу занятости положено за 3 месяца.

Критерии массовости определяются индивидуально. Они могут быть отраслевыми и тогда опираться нужно на них. Если отраслевых показателей нет, то используют общие критерии.

Уведомления службы занятости при массовом сокращении имеет свои особенности и отличается от обычного формата.

Уведомление профсоюза

Уведомлять о сокращении профсоюз нужно аналогично службе занятости. При не массовом сокращении за два месяца, при массовом – за три.

Если сокращать планируется членов профсоюза – придется дополнительно по каждому запрашивать мотивированное мнение профоргана. Обращаем внимание, что срок действия мотивированного мнения – 1 месяц. То есть, запрашивать его надо уже после того, как сотрудник, состоящий в профсоюзе, будет уведомлен о том, что его сокращают.

Если же под сокращение попал член профсоюза, занимающий в нем руководящую должность и не освобожденный от основной работы, то мнение по поводу его увольнения надо запрашивать уже у вышестоящего профсоюзного органа.

Если профоргана в компании нет — этот вариант уведомления и запросов можно пропустить.

Предложение вакансий

В течение всего промежутка между знакомством сотрудника с уведомлением и фактическим днем увольнения сотруднику нужно предлагать варианты остаться на этой работе. Если у нанимателя есть любые вакансии в пределах региона, где трудится работник, его нужно о них оповещать и предоставить возможность перевода на выбранную новую позицию с отменой сокращения.

Под «любыми» понимаются должности и с более низкой оплатой и квалификацией, и должности, которые можно занять временно (например, если постоянно занимающий место сотрудник в отпуске по уходу за ребенком).

В случае судебных разбирательств понадобится подтвердить:

• что должности предлагались регулярно (а, например, не один раз вместе с уведомлением о сокращении);
• в предложение входили все имеющиеся открытые позиции (а не по выбору работодателя).

В заключение по этому вопросу предостережем от достаточно популярной у небольших работодателей схемы. Когда увольнение неугодных работников маскируют под сокращение. Формально убирают из штатного расписания одни должности, а по прошествии некоторого времени вводят их обратно с другим названием, но практически тем же функционалом (при этом не предлагая их «сокращаемым»).

Если «сокращенный» таким образом обратится в суд – вся комбинация быстро будет раскрыта и увольнение будет признано незаконным.

Индивидуальные приказы об увольнении

Когда истекает минимальный срок на уведомления о сокращении, можно готовить приказы на увольнение по каждому отдельно взятому работнику.

Формулировка причины везде будет одна: «Сокращение численности (штата) работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».

Дата увольнения – последний день истекающего срока уведомления. Если дата попадает на выходной – ее надо перенести на первый рабочий день после.

В основания, помимо общего приказа о сокращении, нужно внести уведомление работника об этом. Также не лишним будет указать реквизиты документов с информацией о предложенных вакансиях (на которые увольняемый не согласился).

Форма документа в 2021 году может быть любая. Помимо информации об увольнении, в бланке должно быть предусмотрено место для росписи сотрудника, что он ознакомился с приказом.

Скачать Приказ об увольнении работника по сокращению_образец

Оформление и расчеты

После издания приказа, процедура расставания с работником такая же, как и в других подобных ситуациях.

У нас она подробно описана в Чек-листе, посвященном увольнению.

Важное дополнение есть в расчетах с увольняемыми по такому основанию, как сокращение. Это обязанность работодателя по выплате выходных пособий. Об этом мы рассказали в этой статье.

Инструкцию о том, как посчитать выходное пособие при сокращении, найдите здесь.

Если у вас остались вопросы по теме статьи – задавайте их в комментариях. Эксперты Нетипичного бухгалтера с удовольствием на них ответят в новых материалах.

Автор материала:
Оксана Лим