Мы уже писали о том, какие документы выдаются сотруднику при увольнении. Однако, на практике и без увольнения от сотрудников могут поступать запросы на предоставление копий документов. В помощь бухгалтеру памятка, в которой собраны виды документов, формы и сроки их предоставления.
Все копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться на безвозмездной основе на основании ст. 62 ТК (письмо Роструда РФ от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1).
Не забываем взять с работника подпись, свидетельствующую о получении на руки запрашиваемого документа.
Штрафы
Штрафы за нарушение сроков или отказ от выдачи документов согласно ст. 5.27 КоАП:
- на должностное лицо от 1 000 до 5 000 руб.,
- на лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, от 1 000 до 5 000 руб.,
- на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 руб.
Без запроса сотрудника должны выдаваться | ||
| Документ | Форма | Срок |
| Расчетный лист | Произвольная | При выплате заработной платы (ст. 136 ТК) |
| Справка о доходах при невозможности удержать налог | Форма справки утверждена приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753 | До 1 марта следующего года |
Кадровые и расчетные сведения | ||
| Документ | Форма | Срок |
По запросу сотрудника должны выдаваться | ||
| Копии кадровых документов: Приказ о приеме, Приказ о переводе, Приказ об увольнении | Унифицированная форма (Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а) либо собственная форма, содержащая все обязательные реквизиты | Не позднее 3х рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК) |
| Трудовая книжка (копия, выписка из нее) | Форма утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. | |
| Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р | Форма, утверждена приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н. Для сотрудников, перешедших на электронные сведения о трудовой деятельности. | |
| Справка о доходах и суммах удержанного НДФЛ | Форма справки утверждена приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753 | |
| Иные справки: — о доходах для получения субсидий на оплату жилья, — о среднемесячном заработке сотруднику, выходящему на пенсию, — для получения визы, — о заработке за последние три месяца для органов соцзащиты и др. | Произвольная форма | |
Сведения персонифицированного учета | ||
| Документ | Форма | Срок |
По запросу сотрудника должны выдаваться | ||
| Выписка из СЗВ-М | Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п | 5 календарных дней (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования) |
| Копия раздела 3 Расчета по страховым взносам | Форма утверждена приказом ФНС от 18.09.2019 № ММВ-7-11/470 | |
| Копия СЗВ-СТАЖ | Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п | |
Автор материала:
Светлана Дьякова
