Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Полезное для бухгалтеров

Законно ли хранить копии документов в личных делах сотрудников?

копии документов в личных делах сотрудников

В ранее опубликованной памятке по приему на работу сотрудника мы уже писали о том, что копии личных документов сотрудника не должны храниться в личных делах и подлежат уничтожению. Чем это обосновано и какая грозит ответственность – об этом в нашем сегодняшнем материале.

Нормативная база

Прежде всего, стоит сказать, что Федеральная служба по труду и занятости говорит о том, что прямо порядок ведения личных дел сотрудников законодательно не прописан. Поэтому в данном вопросе можно опираться на следующие нормативные акты общего и профильного характера:

  • Конституция РФ (ст. 23,24),
  • Федеральный закон «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.06г.
  • Трудовой Кодекс (гл. 14).

В статье 86 ТК РФ четко прописаны цели использования персональных данных:

цели использования персональных данных

Важно: список целей закрытый, а значит в других целях пользоваться персональными данными нельзя.

Что такое персональные данные и где они содержатся

Согласно Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.06г.

персональные данные и где они содержатся

На практике основные документы — источники персональных данных, следующие (перечень не закрытый):

  • Анкета при приеме на работу,
  • Паспорт,
  • Трудовая книжка (электронные аналоги СТД-Р, СТД-ПФР),
  • Свидетельства о заключении брака, о рождении детей,
  • Документ воинского учета,
  • Документы об образовании, квалификации,
  • Документ регистрации в системе персонифицированного учета (СНИЛС) и т.д.

Как правило, при приеме сотрудника на работу данные документы копируются, сведения заносятся в необходимые документы, а сами копии впоследствии хранятся в кадровой службе или в бухгалтерии (либо в организованной системе ведения личных дел, либо иным образом). Очень часто на практике копии этих документов хранятся и после увольнения сотрудников. Правомерно ли это?

Чек-листы и памятки для бухгалтера - бесплатно

Судебная практика

После занесения информации в кадровые документы (личная карточка Т-2) организация в виде этой карточки получает новый источник информации о сотруднике, ведь именно из нее при необходимости можно получить необходимые данные. А значит хранение документов «на всякий случай» становится излишним и противоречащим закону. Таков основной вывод, который был сделан в нескольких судебных Постановлениях:

  • Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013,
  • ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 № Ф08-1921/14,
  • ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 № Ф08-480/14.

Запросы государственных органов в отношении копий документов Суды также признают незаконными. Ознакомится с решениями можно в Постановлениях:

  • Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 24.12.2018 № Ф03-5958/2018 по делу №А19-2646/2018,
  • Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 05.07.2017 № Ф02-3336/2017 по делу №А19-20943/2016,
  • Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 08.12.2016 №Ф04-5760/2016 по делу №А70-2252/2016.

Ответственность

Выделяют следующие виды ответственности за неисполнение выше оговорённых требований по работе с персональными данными:

Кто привлекаетсяЧто грозитНормативное обоснование

Дисциплинарная ответственность

Сотрудники, отвечающие за работу с персональными данными (полномочия должны быть закреплены)За незначительное нарушение замечание или выговорст. 192 ТК РФ
За разглашение персональных данных увольнениепп. в п.6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Материальная ответственность

Сотрудник в результате причинения прямого действительного ущербаВзыскание ущерба в размере среднего заработка, в индивидуальных случаях в размере полного ущербаст. 238, ст. 243 ТК РФ

Административная ответственность

Организация, руководитель, сотрудникиШтрафы Роскомнадзора грозят за
  • обработку персональных данных в непредусмотренных законом случаях и не по целевому назначению,
  • обработку персональных данных без письменного согласия,
  • неопубликование или непредоставление доступа к документу с политикой по обработке персональных данных и сведениями по их защите,
  • непредоставление субъекту информации, касающейся обработки его персональных данных,
  • нарушение требований субъекта об уничтожении, блокировке, уточнении данных,
  • необеспечение условий сохранности сведений и исключения несанкционированного доступа к ним, повлекшего за собой их неправомерное использование.
ст. 13.11 КоАП РФ

Уголовная ответственность

Руководитель, сотрудникиЗа незаконный сбор и распространение сведений о частной жизни сотрудников, составляющих его личную и семейную тайну ответственность в виде штрафа, обязательных, принудительных или исправительных работ с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенным видом деятельности, ареста, лишения свободы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенным видом деятельностист. 137 УК РФ
Компенсация морального вреда пострадавшему сотруднику (независимо от возмещения морального вреда и убытков)ч. 2 ст. 24 Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.06г.

Итоги

Таким образом, хранение копий личных документов сотрудников в организации излишне и противоречит закону. Если все-таки в рамках законодательно оговоренных конкретных целей организация намеревается хранить копии, то данное решение должно быть прописано во внутреннем локальном нормативном акте (например, Положении о порядке хранения и защиты персональных данных) и подкреплено Согласиями работников на обработку персональных данных с указанием конкретных целей.


Автор материала:
Светлана Дьякова

Оцените статью
Задайте вопрос к статье