В ранее опубликованной памятке по приему на работу сотрудника мы уже писали о том, что копии личных документов сотрудника не должны храниться в личных делах и подлежат уничтожению. Чем это обосновано и какая грозит ответственность – об этом в нашем сегодняшнем материале.
Нормативная база
Прежде всего, стоит сказать, что Федеральная служба по труду и занятости говорит о том, что прямо порядок ведения личных дел сотрудников законодательно не прописан. Поэтому в данном вопросе можно опираться на следующие нормативные акты общего и профильного характера:
- Конституция РФ (ст. 23,24),
- Федеральный закон «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.06г.
- Трудовой Кодекс (гл. 14).
В статье 86 ТК РФ четко прописаны цели использования персональных данных:
Важно: список целей закрытый, а значит в других целях пользоваться персональными данными нельзя.
Что такое персональные данные и где они содержатся
Согласно Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.06г.
На практике основные документы — источники персональных данных, следующие (перечень не закрытый):
- Анкета при приеме на работу,
- Паспорт,
- Трудовая книжка (электронные аналоги СТД-Р, СТД-ПФР),
- Свидетельства о заключении брака, о рождении детей,
- Документ воинского учета,
- Документы об образовании, квалификации,
- Документ регистрации в системе персонифицированного учета (СНИЛС) и т.д.
Как правило, при приеме сотрудника на работу данные документы копируются, сведения заносятся в необходимые документы, а сами копии впоследствии хранятся в кадровой службе или в бухгалтерии (либо в организованной системе ведения личных дел, либо иным образом). Очень часто на практике копии этих документов хранятся и после увольнения сотрудников. Правомерно ли это?
Судебная практика
После занесения информации в кадровые документы (личная карточка Т-2) организация в виде этой карточки получает новый источник информации о сотруднике, ведь именно из нее при необходимости можно получить необходимые данные. А значит хранение документов «на всякий случай» становится излишним и противоречащим закону. Таков основной вывод, который был сделан в нескольких судебных Постановлениях:
- Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013,
- ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 № Ф08-1921/14,
- ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 № Ф08-480/14.
Запросы государственных органов в отношении копий документов Суды также признают незаконными. Ознакомится с решениями можно в Постановлениях:
- Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 24.12.2018 № Ф03-5958/2018 по делу №А19-2646/2018,
- Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 05.07.2017 № Ф02-3336/2017 по делу №А19-20943/2016,
- Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 08.12.2016 №Ф04-5760/2016 по делу №А70-2252/2016.
Ответственность
Выделяют следующие виды ответственности за неисполнение выше оговорённых требований по работе с персональными данными:
| Кто привлекается | Что грозит | Нормативное обоснование |
Дисциплинарная ответственность | ||
| Сотрудники, отвечающие за работу с персональными данными (полномочия должны быть закреплены) | За незначительное нарушение замечание или выговор | ст. 192 ТК РФ |
| За разглашение персональных данных увольнение | пп. в п.6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ | |
Материальная ответственность | ||
| Сотрудник в результате причинения прямого действительного ущерба | Взыскание ущерба в размере среднего заработка, в индивидуальных случаях в размере полного ущерба | ст. 238, ст. 243 ТК РФ |
Административная ответственность | ||
| Организация, руководитель, сотрудники | Штрафы Роскомнадзора грозят за
| ст. 13.11 КоАП РФ |
Уголовная ответственность | ||
| Руководитель, сотрудники | За незаконный сбор и распространение сведений о частной жизни сотрудников, составляющих его личную и семейную тайну ответственность в виде штрафа, обязательных, принудительных или исправительных работ с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенным видом деятельности, ареста, лишения свободы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенным видом деятельности | ст. 137 УК РФ |
| Компенсация морального вреда пострадавшему сотруднику (независимо от возмещения морального вреда и убытков) | ч. 2 ст. 24 Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.06г. | |
Итоги
Таким образом, хранение копий личных документов сотрудников в организации излишне и противоречит закону. Если все-таки в рамках законодательно оговоренных конкретных целей организация намеревается хранить копии, то данное решение должно быть прописано во внутреннем локальном нормативном акте (например, Положении о порядке хранения и защиты персональных данных) и подкреплено Согласиями работников на обработку персональных данных с указанием конкретных целей.
Автор материала:
Светлана Дьякова
