Как создать резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете

Ещё одна головная боль бухгалтера – это создание резервов на оплату отпусков. В данном материале подробно рассмотрим особенности формирования данного резерва в бухгалтерском учете.

Цель создания резерва на оплату отпусков

Зачем вообще в бухгалтерском учете нужны резервы и резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в частности? Принцип осмотрительности финансовой отчетности требует, чтобы при составлении отчетов бухгалтер с большей готовностью отражал потенциальные убытки, чем возможные доходы.

ПБУ 8/2010 говорит нам, что, создавая резерв в учете, отражая его величину в балансе, мы тем самым информируем пользователей о существующих обязательствах перед работниками по оплате отпусков.

Кто обязан создавать резерв

Резерв в бухгалтерском учете обязателен для всех организаций, кроме субъектов, имеющих право на упрощенные способы ведения учета (п. 3 ПБУ 8/2010, ст. 4, ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Обязанность по созданию резерва необходимо отразить в учетной политике.

Периодичность создания резерва

Следующий обязательный пункт, который нужно отразить в учетной политике – с какой периодичностью организация будет создавать резерв:

• самый простой вариант, подходящий для организаций, составляющих только годовую отчетность, конец года – 31 декабря;
• самый трудоемкий вариант – последнее число каждого месяца – этот вариант будет давать самый достоверный результат, хотя на сегодня имеющиеся средства программного обеспечения значительно снижают трудоёмкость подобных операций, поскольку они происходят в автоматическом режиме, за бухгалтером остаётся лишь функция контроля правильности исчисления;
• оптимальный с точки зрения соотношения трудоемкости и достоверности – на последнее число каждого квартала.

Отражение в учете и отчетности

Бухгалтерская корреспонденция по начислению резерва отпусков:

Д-т 20, 23, 25, 26, 44 и т.д. К-т 96

Бухгалтерская корреспонденция по использованию резерва при начислении отпускных и страховых взносов с них:

Д-т 96 К-т 70, 69

Если созданного резерва не хватило, то дальнейшее начисление отпускных и страховых взносов с них происходит по классической схеме:

Д-т 20, 23, 25, 26, 44 и т.д. К-т 70, 69

В отчетности сумма резерва, а именно кредитовое сальдо по счету 96 отражается по строке «1540» Оценочные обязательства.

Способы расчета

Сразу следует сказать, что нормативными актами по учету не регламентируется четкий порядок создания рассматриваемого резерва, поэтому данный момент отдается на рассмотрение главного бухгалтера, специалиста, отвечающего за создание методологии бухгалтерского учета в рамках конкретного хозяйствующего субъекта. А значит, в учетной политике обязательно нужно отразить выбранный способ расчета резерва, опираясь на индивидуальное профессиональное суждение.

Самые распространенные способы:

1. Исходя из фактического количества неиспользованных дней отпуска и среднедневного заработка работников.

Это, пожалуй, наиболее достоверный способ. В этом случае можно выделить следующие подварианты:

1.1. Отдельно по каждому сотруднику:

• Во-первых, определяем полагающееся каждому сотруднику количество дней отпуска (обозначим их буквой К). Здесь важно не забыть про дополнительные отпуска.
• Во-вторых, считаем среднедневной заработок каждого работника (обозначим СдЗ).
• В-третьих, рассчитываем сумму предполагаемых отпускных каждого сотрудника, добавляем к этой сумме страховые взносы (обозначим О).

О = СдЗ х К х (1 + Свз/100),

где Свз – ставка страховых взносов, если ставку страховых взносов невозможно определить четко (например, организация является малой и использует пониженный тариф страховых взносов с сумм, превышающих МРОТ), то считаем возможным для расчета применить усредненную ставку страховых взносов по итогам предыдущего периода.

• В-четвертых, суммируем все итоги и получаем общую сумму резерва по всем сотрудникам (обозначим Рб.у.).

Рб.у. =∑О

Данный способ достаточно трудоемок, поэтому на практике с целью рационализации и упрощения расчета, данный способ можно трансформировать в следующий:

1.2. По группам сотрудников:

• Во-первых, в отличие от предыдущего способа делим всех сотрудников на однородные группы (можно ориентироваться на аналитический учет заработной платы при ее начислении, т.е. в отдельную группу будут входить, например, работники отдела продаж, основного производства, возможно отдельных цехов, если в учете предусмотрена такая аналитика, административно-управленческий персонал);
• Во-вторых, высчитываем полагающиеся дни отпуска по каждой выбранной группе (обозначим Кг);
• В-третьих, определяем среднедневной заработок, но уже не у каждого сотрудника, а в рамках отдельной группы (обозначим СдЗг)

СдЗг = ФОТг / Д / Чг,

где ФОТг – сумма расходов на оплату труда всей группы,

Д – количество календарных дней периода,

Чг – количество сотрудников в группе.

• В-четвёртых, рассчитываем сумму отпускных, полагающихся сотрудникам каждой группы, вместе со страховыми взносами во внебюджетные фонды (обозначим Ог)

Ог = СдЗг х Кг х (1 + Свз/100),

• В-пятых, суммируем итоги по всем группам и получаем общую сумму резерва (обозначим аналогично Рб.у.).

Рб.у. =∑Ог

2. Исходя из норматива, рассчитанного на основе данных о расходах на оплату труда предыдущего года (предыдущих лет).

Как и в предыдущем способе, здесь возможны подварианты:

2.1. В целом для организации.

• Во-первых, находим сумму расходов на выплату отпускных за предыдущий год (обозначим О2020),
• Во-вторых, находим весь фонд оплаты труда за предыдущий год (обозначим ФОТ2020),
• В-третьих, вычисляем норматив путем деления суммы отпускных на фонд оплаты труда (обозначим Но)

Но = О2020 / ФОТ2020 * 100

Данный норматив в процентах используем при расчете резерва в текущем отчетном периоде.

Р б.у. = ФОТ2021 х Но,

где ФОТ2021 – это расходы на оплату труда текущего периода.

2.2. По группам сотрудников.

Не сложно догадаться, что в данном варианте, норматив отпускных вычисляем для каждой отдельной группы сотрудников.

• Во-первых, делим всех сотрудников на однородные группы;
• Во-вторых, находим сумму расходов на выплату отпускных за предыдущий год по каждой группе соответственно (обозначим Ог2020),
• В-третьих, находим фонд оплаты труда за предыдущий год по каждой группе (обозначим ФОТг2020),
• В-четвертых, вычисляем норматив путем деления суммы отпускных на фонд оплаты труда по каждой группе (обозначим Ног)

Ног = Ог2020 / ФОТг2020 * 100

Данный норматив в процентах используем при расчете резерва в текущем отчетном периоде соответственно по группам сотрудников.

Р б.у.г = ФОТг2021 х Ног,

Р б.у. = ∑Р б.у.г

где ФОТг2021 – это расходы на оплату труда группы сотрудников текущего периода.

Инвентаризация резерва

По прошествии финансового года резерв необходимо уточнять (п. 3.50 Приказа Минфина № 49 от 13.06.1995). Соответственно, остаток резерва может быть списан на прочие доходы организации, либо скорректирован в соответствии с расчетом на следующий финансовый год (п. 22,23 ПБУ 8/2010).

На конкретных числовых примерах рассмотрим вышеприведенные способы в следующем материале.

Автор материала:
Светлана Дьякова